dxecoでSaaSの利用状況を詳細に分析する方法｜アナリティクス活用ガイド 

SaaS導入が進む企業で、「誰が、どれくらい使っているか」という利用実態の把握不足が、見えないコスト増大やセキュリティリスクの課題に繋がっています。

本記事では、SaaS利用分析の重要性と、その放置が招く経営リスクを解説。これらの課題を解決し、データドリブンなSaaS管理を実現するSaaS・IT資産管理ツール「dxeco（デクセコ）」の「利用アナリティクス機能」に焦点を当て、具体的な活用方法やコスト削減事例をご紹介します。

SaaSの「ブラックボックス化」を解消し、効率的かつ安全な運用を目指すIT管理者や経営企画担当者の方は、ぜひご一読ください。

SaaSの利用分析、なぜ重要？放置が招く3つの経営リスク

多くの企業でSaaSの導入が進む一方、その後の利用状況が把握しきれず、いわゆる「ブラックボックス化」しているケースは少なくありません。感覚的な管理を続けていると、気づかぬうちに深刻な経営リスクを抱え込むことになります。ここでは、SaaSの利用分析を怠ることが招く代表的な3つのリスクについて解説します。

見えないコストの垂れ流し

ほとんど使われていないアカウント、あるいは退職者が利用していた「幽霊アカウント」に対して、毎月ライセンス費用を支払い続けていませんか。一つひとつのコストは小さくても、全社的に見れば膨大な無駄遣いになっている可能性があります。利用実態が不明なため、どのライセンスを解約して良いか判断できず、コストが垂れ流し状態になってしまうのです。

ROIのブラックボックス化

SaaS導入の目的は、業務効率化や生産性向上のはずです。しかし、その利用状況を分析できなければ、投資に対してどれだけの効果があったのか、すなわちROI（Return On Investment, 投資対効果）を客観的に評価することができません。「導入して何が変わったのか？」と経営層に問われても、具体的なデータを示して成果を説明できず、次のIT投資への理解を得にくくなるおそれがあります。

セキュリティリスクの増大

誰が・いつ・どのSaaSのどの機能にアクセスしているかを把握できていない状態は、重大なセキュリティリスクを内包しています。とくに退職者のアカウント削除漏れは、不正アクセスの温床となり、情報漏洩インシデントに直結する危険性があります。適切なITガバナンス（企業がITシステムを適切に管理・運用するための組織的な仕組み）を効かせるためにも、利用状況の可視化は不可欠です。

これらの課題を解決するためには、担当者の感覚に頼るのではなく、客観的なデータに基づいたSaaSの利用状況分析がいかに重要か、お分かりいただけたかと思います。

dxecoの「利用状況タブ」でSaaS利用の全体像を把握

こうした課題解決の第一歩として、dxecoではまずSaaS利用の全体像を把握するための「利用状況タブ」を提供しています。このタブでは、SaaSごと、またはメンバーごとの利用状況をグラフで視覚的に確認できます。青色が濃いほどその期間の利用が多いことを意味しています。どのSaaSがどれくらいのユーザーに利用されているか、また各メンバーがどのSaaSを使っているかなどを一目で把握できるため、大まかな利用傾向を掴むのに役立ちます。

一方で、さらに踏み込んで利用状況を分析し、セキュリティリスクを低減するには、「誰が、どのSaaSの、どの機能を、どれくらいの頻度で使っているか」といった、より詳細なデータが必要です。そこで活用されるのが、次に解説する「利用アナリティクス機能」です。

dxecoの「利用アナリティクス機能」で実現するデータドリブンなSaaS管理

前述の「利用状況タブ」でSaaS利用の全体像を把握し、さらに深く掘り下げた分析が必要な場合、そしてSaaS管理における3つの経営リスクを根本的に解決するには、dxecoの「利用アナリティクス機能」が強力なツールとなります。この機能は、データに基づいた客観的で合理的なSaaS管理、いわゆる「データドリブン」な管理体制の構築を強力に支援します。

ページ単位での詳細な利用実態の可視化

dxecoの利用アナリティクス機能は、単にSaaSへのログイン有無を把握するだけではありません。「誰が」「どの機能を（どのページを）」「どれくらいの頻度で」利用しているかまで、詳細に可視化します。これにより、ライセンスは付与されているものの、実際にはほとんど活用されていないユーザーを正確に特定できます。

リアルタイムでの利用状況モニタリング

直近30分間のアクセス状況など、ほぼリアルタイムでSaaSの利用状況をモニタリングできます。これにより、現在アクティブに利用されている機能やユーザーの動向をすばやく把握し、迅速な意思決定につなげることが可能です。

客観的データに基づくコスト最適化

従業員へのアンケートやヒアリングといった主観的な情報だけでなく、「実際の利用データ」という客観的な根拠に基づいて、不要なアカウントの棚卸しやプランの見直しを行えます。これにより、無駄なライセンス費用を的確に削減し、ITコストの最適化を実現します。

dxecoでSaaSの利用状況を分析する具体的な手順

ここからは、実際の操作画面に沿って、dxecoの利用アナリティクス機能の設定・操作方法を丁寧に解説します。どなたでも簡単に始められますので、ぜひ参考にしてください。

Step 1. 【事前準備】利用アナリティクス機能を有効化する

まず、この機能を利用するための前提条件として、事前の設定が必要です。dxecoのブラウザ拡張機能をインストールする際、またはインストール後にオプション設定画面を開き、「利用アナリティクス」の項目を有効化してください。この設定を行うことで、ページ単位での詳細な利用状況データの収集が開始されます。

Step 2. 利用アナリティクス画面を開く

事前準備が完了したら、実際に分析画面を開いてみましょう。

1. dxecoの管理画面にログインし、サイドメニューから「契約SaaS」または「シャドーIT」をクリックします。

2. 一覧の中から、利用状況を分析したいSaaSを探し、その詳細画面を開きます。画面上部にある「利用アナリティクス」ボタンをクリックしてください。

Step 3. 画面の見方とデータの絞り込み方法

利用アナリティクス画面は、主に4つのエリアで構成されています。それぞれの見方と活用方法を理解することで、より深い分析が可能になります。

① 検索エリア

特定のメンバー名やページ名（URLやStep3で付けた名前）で表示データを絞り込むことができます。「特定のチームの利用状況だけを見たい」「特定の機能の利用頻度を調べたい」といった場合に活用します。

② 推移エリア

指定した期間における、アクセス数やアクティブメンバー数の推移がグラフで表示されます。利用が活発な時期や、逆に利用が減少している傾向などを視覚的にとらえるのに役立ちます。

③ リアルタイムエリア

直近30分間にアクティブだったメンバ数ーやアクセスされたページ数が表示されます。現在の利用状況をリアルタイムで把握したい場合に便利です。

④ 一覧エリア

「ページ別」または「メンバー別」にアクセス数の合計や最終アクセス日時などを一覧で確認できます。利用頻度の高いページや、逆に全く使われていないページなどを特定する際の基本となるエリアです。

Step 4. ページに名前を付けて管理しやすくする

特定の条件で繰り返しアナリティクス画面を確認する場合は、ページに分かりやすい名前を付けて管理しやすくしましょう。名前をつけておくことで、特定のページを識別しやすくできます。

1. 一覧エリアで、名前を付けたいページの右側にある「ペンアイコン」をクリックします。

2. 「ダッシュボード」や「レポート作成画面」など、そのページが示す機能が直感的に分かる名前を入力し、保存します。

利用時のポイント：収集されるデータ範囲について

ユーザーの皆様に安心してご利用いただくため、本機能で収集されるデータの種類と範囲について明確にご説明します。

• 収集されるデータ
  利用アナリティクス機能を有効化すると、以下の情報が収集されます。

• SaaSの識別子

• ユーザーのメールアドレス

• マッチしたキーワード （例: DXECO, GOOGLEWORKSPACE）

• 日時（時刻単位）

• アクセスしたページのURL

• 通常の利用状況収集との違い
  本機能は、通常の利用状況収集（ログイン有無の把握）とは異なり、より詳細なデータを収集する点が特徴です。具体的には、アクセスの記録が「日付単位」ではなく「時刻単位」に、またSaaSの範囲が「ドメイン単位」ではなく「ページURL単位」になります。これにより、より精度の高い利用実態の分析が可能となります。

よくある質問（Q&A）

 Q1.利用アナリティクスのデータが正しく表示されない場合、どうすれば良いですか？

A1. まず、データ収集が正しく設定されているかご確認ください。多くの場合、専用のエージェントやブラウザ拡張機能の有効化、またはSaaSとのAPI連携設定が必要です。また、データがシステムに反映されるまでには時間がかかることがありますので、しばらく経ってから再度ご確認ください。

Q2.他のSaaS利用分析ツールと比較したdxecoの強みは何ですか？

A2.dxecoの利用アナリティクス機能は、SaaSごとの詳細な利用状況をページ単位で可視化できる点が特徴です。さらに、dxecoはSaaS管理だけでなく、PCやスマートフォンといったIT資産（デバイス）の管理も一元的に行えるため、「誰が、どのデバイスで、どのSaaSを利用しているか」を総合的に把握し、より高度なITガバナンスとコスト最適化を実現します。これにより、SaaSとデバイスの両面からIT資産全体を最適化できる点が大きな強みです。

まとめ

本記事では、dxecoの「利用アナリティクス機能」を活用して、SaaSの利用状況を詳細に分析する方法について解説しました。

• SaaSの利用状況を放置することは、コストの垂れ流しやセキュリティリスクの増大につながります。

• dxecoの「利用アナリティクス機能」を使えば、ページ単位の詳細な利用データを基に、客観的で合理的なSaaS管理が実現できます。

• 操作手順はシンプルで、誰でも簡単に始めることができ、データに基づいたコスト削減やROIの可視化を強力にサポートします。

dxecoは、SaaS管理の効率化にとどまらず、企業のITガバナンス強化と業務全体の生産性向上に貢献するパートナーです。SaaSの利用状況分析やコスト削減に関心をお持ちでしたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。