シャドーITとは？潜むリスクと原因、調査から対策まで5つのステップで徹底解説

会社で業務効率化のために使っているそのクラウドサービス、実は深刻な情報漏洩リスクを抱えた「シャドーIT」かもしれません。テレワークの普及やSaaSの急増に伴い、情シス部門が把握できていないツールの利用が急増しています。

「便利だから」と放置していると、ある日突然、重大なセキュリティインシデントにつながるおそれがあります。しかし、すべてのシャドーITを一方的に禁止するだけでは、現場の業務効率を下げ、かえって問題を深刻化させてしまうことも少なくありません。

本記事では、SaaS管理の専門家として、シャドーITが発生する背景や、放置することで発生するリスクを、具体的な事故事例を交えて解説します。その上で、業務効率を落とさずに安全に「賢く管理」するための具体的な3ステップと、おすすめの対策ツールを紹介します。この記事を読めば、シャドーITに対する漠然とした不安を解消し、明日から取るべき具体的なアクションが明確になります。

シャドーITとは？BYODとの違いも解説

まず、シャドーITが具体的に何を指すのか、その定義を正しく理解することから始めましょう。よく似た言葉である「BYOD」との違いも明確にしておきます。

シャドーITの定義

シャドーITとは、企業の管理部門（IT部門や情報システム部門など）の許可を得ずに、従業員や各部門が業務で利用しているIT機器やクラウドサービス（SaaS）のことを指します。

具体的には、会社が公式に導入していないチャットツールやオンラインストレージ、個人のスマートフォンなどがこれに当たります。従業員に悪意はなく、業務を効率的に進めたいという善意から利用されるケースがほとんどですが、セキュリティ上の大きな穴となりうるため、企業にとっては見過ごせない問題です。

シャドーITとBYODの違いは？

シャドーITと混同されやすい言葉に「BYOD（Bring Your Own Device）」があります。両者の最も大きな違いは「会社が許可しているかどうか」です。

BYODは、会社が明確なルールを定めた上で、従業員が所有する個人のスマートフォンやPCなどを業務で利用することを許可する制度です。一方、シャドーITは会社の許可なく、管理外で利用されている状態を指します。

このように、BYODが管理された「公式な」利用であるのに対し、シャドーITは管理されていない「非公式な」利用であり、本質的に異なるものであることが分かります。

なぜ？シャドーITが生まれる3つの背景

では、なぜ企業が許可していないにもかかわらず、シャドーITは後を絶たないのでしょうか。その背景には、「従業員」「企業」「働く環境」という3つの視点からの理由が複雑に絡み合っています。

【従業員視点】業務効率化・使い慣れたツールを利用したい

従業員がシャドーITを利用する最大の動機は、「業務をより早く、効率的に進めたい」という純粋な思いです。

• 会社で承認されているツールの機能が不足している、使い勝手が悪い

• 新しいツールを使いたいが、社内の承認プロセスが煩雑で時間がかかる

• 普段からプライベートで使い慣れているツールの方が、スムーズに仕事ができる

こうした状況から、従業員はより便利な外部サービスに目を向け、個人の判断で利用を開始してしまいます。多くの場合、そこに悪意はなく、むしろ会社に貢献したいという善意から生まれている点が、この問題の難しいところです。

【企業視点】SaaS導入の急増と管理体制の不備

近年、クレジットカードさえあれば誰でも手軽に契約できるSaaS（Software as a Service）が爆発的に普及しました。これにより、各部門が情シス部門を通さずに、独自にツールを契約・導入するケースが増えています。

この結果、マーケティング部門はAというツール、営業部門はBというツール、といった具合に、社内で利用されるSaaSがサイロ化（分断）し、情シス部門が全社的な利用状況を把握できない事態に陥っています。全社的な管理体制がSaaSの導入スピードに追いついていないことが、シャドーITを助長する大きな要因となっています。

【環境視点】テレワークの普及

新型コロナウイルス感染症の拡大をきっかけに、テレワークが一気に普及しました。従業員は自宅など、社内のネットワークの外から直接インターネット上のクラウドサービスにアクセスする機会が格段に増えました。

オフィス勤務であれば、ネットワークの監視などで異常な通信を検知することもできましたが、テレワーク環境では情シス部門の目が届きにくく、従業員がどのようなサービスを利用しているかの実態把握が困難になっています。このような働き方の変化も、シャドーITが生まれやすい温床となっているのです。

【具体例】シャドーITになりやすい代表的なツール・サービス

皆さんの会社では、以下のようなツールが許可なく業務利用されていないでしょうか。これらはとくにシャドーITになりやすく、注意が必要です。

クラウドストレージ（Google ドライブ、Dropboxなど）

大容量のファイルを社外の取引先と共有する際、会社のファイルサーバーでは手続きが面倒などの理由で、個人契約のクラウドストレージが安易に利用されるケースがあります。アクセス権限の設定ミスにより、本来見せるべきではない相手にまでファイルが公開されてしまう情報漏洩リスクが常に伴います。

チャット・コミュニケーションツール（LINE、個人用Slackなど）

プロジェクトメンバーとの迅速な情報共有や、社外の担当者との手軽なコミュニケーションのために、個人で利用しているチャットツールが業務に使われることがあります。手軽さの裏返しで、機密情報や個人情報を含んだ会話が企業の管理外で行われ、ログの確認や監査ができないという問題があります。

フリーメール・個人用メールアドレス

出張先やテレワーク中に社内のメールシステムにアクセスできない、といった場合に、一時的な連絡手段としてGmailなどのフリーメールに業務メールを転送する行為が見られます。これは、企業のセキュリティポリシーを完全に逸脱しており、マルウェア感染や不正アクセスの入口となる重大なリスク行為です。

生成AIサービス（ChatGPTなど）

最近急増しているのが、ChatGPTに代表される生成AIサービスの無断利用です。業務報告書の草案作成やプログラムコードのレビューなど、活用シーンは多岐にわたりますが、入力した情報がAIの学習データとして再利用され、意図せず機密情報が外部に漏洩するという、新しいタイプのリスクが顕在化しています。

放置は危険！シャドーITに潜む3大リスク

「多少は見逃しても大丈夫だろう」とシャドーITを放置すると、取り返しのつかない事態に発展するおそれがあります。ここでは、企業が直面する代表的な3つのリスクについて解説します。

リスク1：情報漏洩・不正アクセス

シャドーITが引き起こす最大のリスクは、機密情報や個人情報の漏洩です。

シャドーITとして利用されるサービスは、企業のセキュリティ基準を満たしていないことがほとんどです。脆弱なパスワード設定や多要素認証の不備、不適切なアクセス権限管理などが原因で、悪意のある第三者による不正アクセスを許してしまいます。とくに、退職した従業員のアカウントが削除されずに放置され、そこから機密情報が持ち出されるケースは後を絶ちません。

リスク2：コストの無駄遣い

セキュリティだけでなく、経営的な観点からもシャドーITは大きな問題です。

各部門がバラバラにSaaSを契約していると、全社的に見れば同じような機能を持つツールが重複して契約されていることがあります。また、すでに利用していない従業員のアカウント（幽霊アカウント）に対して、無駄なライセンス費用を支払い続けているケースも少なくありません。こうした「見えないコスト」の積み重ねが、企業の収益を圧迫します。

リスク3：ガバナンス・コンプライアンス違反

企業は、顧客情報や取引データなど、さまざまな情報を適切に管理する責任を負っています。シャドーITによって企業のデータがどこに保存されているかを把握できなくなると、企業の統制（ガバナンス）が効かなくなり、法令や業界の規制（コンプライアンス）に違反するおそれがあります。

例えば、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）やプライバシーマーク（Pマーク）といった認証を維持・更新する際の監査で、データの管理状況を説明できず、認証が剥奪されるといった事態にもつながりかねません。

シャドーITが原因の重大な事故事例（失敗談）

ここでは、シャドーITが引き起こしうる具体的な事故事例を3つ紹介します。これらは決して他人事ではなく、どの企業でも起こりうる問題です。

事例1：個人用クラウドストレージ経由で顧客情報が漏洩

ある企業の従業員が、大容量の業務データを自宅に持ち帰って作業するために、会社に無断で個人契約のクラウドストレージにファイルをアップロードしました。しかし、その従業員は共有設定の知識が乏しく、誤って「リンクを知っている全員が閲覧可能」という状態にしてしまいました。その結果、ファイルに含まれていた数千件の顧客情報が、インターネット上で誰でも閲覧できる状態となり、重大な情報漏洩インシデントに発展しました。

事例2：未承認の生成AIサービスへの機密データ入力

開発部門のエンジニアが、作業効率を上げるために、会社の許可なく海外の生成AIサービスを利用し、開発中のプログラムコードや新製品の仕様書をレビューさせていました。後日、その生成AIサービスの利用規約で、入力されたデータがAIの学習データとして利用されることが判明。自社の機密情報が、競合他社を含む不特定多数のユーザーに開示されるおそれがあるとして、大きな問題となりました。

事例3：元従業員のアクセス権限放置による不正アクセス

退職した元従業員が、在籍中に業務で勝手に利用していたプロジェクト管理ツールのアカウントがありました。情シス部門はそのツールの存在を把握していなかったため、退職時のアカウント削除処理から漏れていました。退職後、この元従業員は放置されていたアカウントを使ってシステムに不正アクセスし、競合他社へ転職する手土産として、在籍中に担当していた顧客リストや営業ノウハウを持ち出すという事件が発生しました。

シャドーIT対策で失敗しないための3ステップ

シャドーITのリスクは理解できたものの、どこから手をつければ良いか分からない、という方も多いのではないでしょうか。闇雲にツールを禁止するのではなく、以下の3つのステップに沿って、体系的に対策を進めることが成功のカギです。

STEP1【把握・調査】: まずは利用実態を正確に可視化する

対策の第一歩は、社内で「何が」「どれくらい」使われているのか、利用実態を正確に把握することです。
隠れているものを見つけなければ、対策の打ちようがありません。具体的な調査方法としては、以下のようなものが考えられます。

• アンケート調査: 全従業員を対象に、業務で利用しているツールやサービスを自己申告してもらう方法です。手軽に始められますが、回答の正確性は従業員の協力次第となります。

• ヒアリング: 各部門の責任者やITに詳しいキーパーソンに直接話を聞き、部門内で利用されているツールを洗い出します。

• 技術的な検知: CASB（キャスビー）やSaaS管理ツールなどを導入し、社内ネットワークの通信ログやブラウザの利用履歴を解析して、利用されているクラウドサービスを網羅的に検出します。

STEP2【分析・評価】: リスクと業務の必要性を判断する

次に、STEP1で可視化されたシャドーITを一つひとつ評価し、対応方針を決定します。
重要なのは、「すべてを禁止する」という思考停止に陥らないことです。そのツールがなぜ使われているのか、業務上の必要性やメリットを分析し、セキュリティリスクと天秤にかけます。

• リスクが高い、または代替ツールがある場合: 利用を禁止し、会社が推奨する公式ツールへの移行を促します。

• リスクは許容範囲内で、業務上のメリットが大きい場合: セキュリティ要件を確認した上で、「公式ツール」として正式に導入することを検討します。

このように、シャドーITを「悪」と決めつけるのではなく、現場の生産性を高める「宝の山」ととらえ、公式化する道も探ることが、現場との軋轢を生まずに対策を進めるポイントです。

STEP3【管理・定着】: ルールを整備し、継続的に運用・監査する

最後に、決定した方針をルールとして明文化し、全社に周知徹底させます。

• クラウドサービス利用ガイドラインの策定: 新規ツールの導入申請フロー、利用可能なサービスの基準、禁止事項などを明確に定めます。

• 継続的なモニタリングと棚卸しの仕組み作り: 一度ルールを作って終わりではなく、定期的にシャドーITの利用状況を監査し、ライセンスの利用実態を棚卸しするプロセスを構築します。

• 従業員へのセキュリティ教育: なぜシャドーITが危険なのか、具体的な事故事例を交えて継続的に教育し、全社のセキュリティ意識を高めます。

これらの対策を地道に続けることで、ルールが形骸化するのを防ぎ、安全で効率的なIT利用環境を維持することができます。

シャドーIT対策を効率化するSaaS管理ツールとは？

前述の3ステップ、とくに「STEP1：把握」と「STEP3：管理」は、手作業で行うには膨大な工数がかかります。そこで、多くの企業が導入を進めているのが、これらの作業を自動化・効率化する「SaaS管理ツール」です。

SaaS管理ツールでできること

SaaS管理ツールを導入することで、情シス担当者は以下のようなメリットを得られます。

• シャドーITの自動検知・可視化: 社内で利用されているSaaSを自動的に検知し、誰が・いつ・どのくらい使っているかをダッシュボードで一元的に把握できます。

• アカウント棚卸しの自動化: 従業員への利用状況アンケートの配布から回答の集計までを自動化し、棚卸しにかかる工数を大幅に削減します。

• 不要アカウントの洗い出し: 長期間利用されていない「幽霊アカウント」を自動で検知し、無駄なコストの削減につなげます。

• 入退社時のアカウント管理: 入社時のアカウント発行や、退職時の削除漏れをタスク管理機能で防ぎます。

IT資産・SaaS一元管理ツール「dxeco（デクセコ）」による検知と管理

数あるSaaS管理ツールのなかでも、とくにおすすめしたいのが「dxeco（デクセコ）」です。
dxecoの最大の特徴は、SaaSの利用状況だけでなく、PCやスマートフォンといったハードウェア（IT資産）の情報も同時に一元管理できる点にあります。

SaaSのアカウント情報と、誰がどのデバイスを利用しているかの情報を紐づけて管理することで、より精度の高いセキュリティ管理が実現します。
さらに、dxecoはブラウザの利用状況などから利用頻度の少ない「不要アカウント」の自動検知や、業務委託先などの「社外の協業者アカウント」の管理機能を備えており、シャドーITがもたらすセキュリティリスクとコストの無駄を同時に、かつ効率的に削減することが可能です。

【事例】シャドーIT対策の成功事例から学ぶ

実際に「dxeco」を導入し、シャドーIT対策に成功した企業の事例をご紹介します。

【ガバナンス強化】シャドーITの温床をなくす！利用実態の可視化で統制基盤を構築

Excel台帳での資産・SaaS管理では、社内のIT利用状況を正確に把握することが難しく、それがシャドーITが生まれる温床となっていました。dxeco導入後は、誰がどのSaaSやデバイスを使っているかがリアルタイムで可視化され、ITガバナンスの強固な基盤を構築。これにより、未承認ツールの利用を抑制し、ISMS審査などの監査にもスムーズに対応できる体制が整いました。

【コスト削減】シャドーITに潜む「幽霊コスト」を削減！棚卸しで年間160万円の節約に成功

部門ごとに導入されたSaaSや管理外のツールは、利用されなくなった後も放置され、「幽霊アカウント」として無駄なコストを発生させがちです。dxecoの棚卸し機能を活用して社内の全SaaSアカウントを可視化した結果、多くの不要ライセンスを発見。それらを整理することで、年間約160万円ものコスト削減を達成しました。

【セキュリティ強化】退職者のアカウント削除漏れを防止し、情報漏洩リスクを低減

従業員の増加に伴い、退職者のSaaSアカウント削除が追いつかず、情報漏洩のリスクが高まっていました。これは、管理外のシャドーITでも起こりうる重大な問題です。dxeco導入後は、退職時に削除すべきアカウントが自動でリストアップされるように。アカウントの棚卸しと削除プロセスが効率化され、削除漏れがゼロに。これにより、元従業員による不正アクセスなどのセキュリティリスクを確実に低減できました。

シャドーITに関するよくある質問（Q&A）

最後に、シャドーITに関して情シス担当者の皆さんからよくいただく質問にお答えします。

Q. 社内でシャドーITを調査・可視化するにはどこから手をつければ良いですか？

A. まずは「現状の可視化」から始めることを推奨します。手軽に始めるなら全従業員へのアンケート調査ですが、より正確かつ網羅的に実態を把握するためには、「dxeco」のような検知ツールを導入し、技術的なアプローチで利用実態を洗い出すのが最も効果的です。ツールを使えば、従業員が意図せず利用しているサービスや、本人も忘れているようなサービスまで可視化できます。

Q. 従業員にシャドーITのリスクを正しく理解してもらう（教育する）には？

A. 単に「ルールだから禁止」と伝えるだけでは、従業員の心には響きません。重要なのは、シャドーITが会社や従業員自身にどのような不利益をもたらすのかを具体的に示すことです。今回紹介したような「顧客情報の漏洩」や「機密データの流出」といった事故事例を共有し、万が一インシデントが発生した場合に会社が負う損害賠償や信用の失墜、そして原因を作った従業員が負う責任などを伝え、「自分ごと」としてリスクをとらえてもらう教育が不可欠です。

Q. ツール導入の費用対効果（ROI）を経営層にどう説明すれば良いですか？

A. 経営層への説明では、定量的なデータを用いて説得することが最も効果的です。「dxeco」のようなツールを導入することで得られる効果を、以下の3つの観点から具体的に提示しましょう。

1. セキュリティ事故の防止（リスク回避コスト）: 情報漏洩事故が発生した場合の想定損害額（数千万円〜数億円）を提示し、ツール導入がそれを未然に防ぐための「保険」であることを強調します。

2.不要ライセンスの削減（直接的なコスト削減）: 従業員数やSaaSの平均単価から、不要アカウントの棚卸しによる具体的なコスト削減額をシミュレーションして見せます。

3.情シス担当者の工数削減（人件費換算）: 手作業での棚卸しやアカウント管理にかかっていた時間を算出し、ツール導入によってその工数がどれだけ削減できるかを人件費に換算して示します。

まとめ：シャドーITは「禁止」から「賢く管理」する時代へ

本記事では、シャドーITが生まれる背景から、そのリスク、具体的な対策ステップまでを解説しました。

重要なのは、シャドーITを完全に「禁止」しようとすることではありません。それは現場の業務効率を著しく下げ、さらなる「隠れシャドーIT」を生む原因になるだけです。
これからの時代に求められるのは、まず社内の利用実態を正しく「可視化（調査）」した上で、明確なルールを定め、リスクをコントロールしながら安全に「賢く管理」していくという姿勢です。これが、現代のセキュリティ対策における最適解と言えるでしょう。

自社のシャドーITを可視化し、デバイスとSaaSを一元管理してセキュリティを強固にしたい情シス担当者様へ。
「dxeco（デクセコ）」は、ツール提供だけでなく、初期設定の代行やPCのセットアップ、日々の運用業務までを支援する「BPO（運用代行）サービス」も提供しており、人手不足に悩む企業様にも安心してご利用いただけます。

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