情シス人材不足の解決策とは？原因とリスクを分析し、アウトソーシングとツール活用の最適解を学ぶ

「問い合わせ対応だけで一日が終わる」「DX推進と言われても、日々の運用で手一杯…」 多くの企業で、情報システム部門（情シス）が悲鳴をあげています。その根底にあるのが、深刻な「人材不足」です。この記事では、なぜ情シス人材不足が起こるのかという根本原因と、放置した場合の経営リスクを徹底分析。その上で、有力な解決策である「アウトソーシング」と「ツール活用」を多角的に比較し、貴社にとっての”最適解”を見つけるための道筋を示します。この記事を読み終える頃には、漠然とした課題が明確なアクションプランに変わっているはずです。

なぜ情シスは人手不足に陥るのか？構造的な3つの原因

多くの企業が直面する情シスの人手不足は、単なる採用の問題ではなく、根深い構造的な原因によって引き起こされています。ここで重要なのは、問題の全体像をとらえることです。主な原因は以下の3つに集約されます。

IT人材の需要と供給のアンバランス

第一に、社会全体のDX（デジタルトランスフォーメーション）化が加速する一方で、ITスキルを持つ人材の供給が追いついていないというマクロな問題があります。経済産業省の調査でもIT人材の不足は指摘されており、優秀な人材の採用競争は激化の一途をたどっています。 とくに中小企業においては、採用市場で大手企業と競合することになり、必要なスキルセットを持つ人材の確保はきわめて困難な状況です。

ノンコア業務の多さと業務範囲の曖昧さ

第二に、情シス部門が抱える業務の性質が挙げられます。本来、情シスはIT戦略の立案やDX推進といった企業の競争力を高める「コア業務」を担うべきです。しかし現実には、

• PCのセットアップ

• ソフトウェアのインストール

• アカウントの作成・削除

• 社員からの問い合わせ対応（ヘルプデスク）

といった「ノンコア業務」に大半の時間を費やしているケースが少なくありません。 さらに、業務範囲が曖昧なため、「とりあえずITに関することは情シスへ」とさまざまな依頼が集中し、本来の役割を果たすためのリソースが圧迫されています。

経営層の理解不足による投資の遅れ

三つめの原因は、経営層のITに対する理解度です。いまだに情シスを「コストセンター」とみなし、IT投資に消極的な企業は少なくありません。その結果、手作業でのアカウント管理やスプレッドシートによる資産管理といった非効率な業務プロセスが温存され続けています。ITツールへの投資を怠ることが、結果的に担当者の業務負荷を増大させ、慢性的な人手不足という悪循環を生み出しているのです。

人材不足がもたらす4つの経営リスク

情シス部門の人材不足を「現場の問題」として軽視することは、きわめて危険です。この問題は、企業の根幹を揺るがしかねない、深刻な経営リスクに直結します。

セキュリティレベルの低下

人手不足は、セキュリティ体制の脆弱化に直結します。例えば、

• 退職者のアカウント削除漏れによる情報漏洩リスク

• シャドーIT（会社が許可していないツール）の利用把握の遅れ

• OSやソフトウェアのアップデート対応の遅延 などが挙げられます。一件のセキュリティインシデントが、企業の社会的信用を失墜させ、甚大な経済的損失につながるおそれがあります。

業務の属人化とブラックボックス化

担当者が少ない状況では、業務が特定の個人に依存する「属人化」が進行しやすくなります。マニュアルが整備されず、担当者の頭の中にしか情報がない状態は、いわば「ブラックボックス化」です。その担当者が休職や退職した場合、業務が完全に停止してしまうリスクを常に抱えることになります。

DXの停滞による競争力喪失

情シスが日々の運用業務に追われることで、本来注力すべきIT戦略の立案や業務改革、DX推進といった未来への投資がおろそかになります。市場の変化にすばやく対応できず、競合他社がITを活用して生産性を向上させる中で、自社の競争力は相対的に低下していくでしょう。

担当者の離職による負のスパイラル

過度な業務負荷とプレッシャーは、担当者のエンゲージメントを低下させ、最終的には離職につながります。一人が辞めると、残されたメンバーの負担はさらに増大し、新たな離職者を生むという「負のスパイラル」に陥ります。 このスパイラルは、組織全体の活力を奪い、事業継続すら困難にさせる危険性をはらんでいます。

情シス業務のアウトソーシング（BPO）とは？

人材不足の解決策として、まず検討されるのがアウトソーシング（BPO：ビジネス・プロセス・アウトソーシング）です。これは、情シス業務の一部または全部を、専門知識を持つ外部の企業へ委託する手法を指します。

アウトソーシングできる業務の例

アウトソーシングの対象となる業務は多岐にわたりますが、とくにノンコア業務が中心となります。

・ヘルプデスク対応：社員からのITに関する問い合わせ窓口
・キッティング：PCやスマートフォンの初期設定
・アカウント管理：入退社に伴うアカウントの発行・削除
・IT資産管理：PCやライセンスの台帳管理
・サーバー・ネットワーク監視：24時間365日のシステム監視

メリット：専門知識の活用とコア業務への集中
アウトソーシングの最大のメリットは、外部の専門知識やすぐれたノウハウを迅速に活用できることです。自社で人材を採用・育成する時間とコストをかけずに、高品質なサービスレベルを確保できます。これにより、社内の情シス担当者は煩雑なノンコア業務から解放され、事業戦略に直結するDX推進などのコア業務に集中できるようになります。

デメリット：コスト、情報漏洩リスク、ノウハウが社内に蓄積されない
一方で、デメリットも存在します。

• コスト
  委託する業務範囲によっては、継続的に高いコストが発生する可能性があります。

• 情報漏洩リスク
  社内の機密情報を外部企業と共有するため、情報漏洩のリスク管理が不可欠です。

• ノウハウが社内に蓄積されない
  業務プロセスごと外部に委託するため、社内に運用ノウハウが蓄積されにくいという側面があります。

ITツール活用による業務効率化・自動化とは？

もう一つの有力な解決策が、ITツールの活用です。これまで手作業やスプレッドシートで行っていた定型業務を、ソフトウェアによって自動化・効率化するアプローチです。

ツールで効率化できる業務の例

ITツールは、とくに繰り返し発生する定型業務の効率化に絶大な効果を発揮します。

・SaaS・IT資産管理：誰がどのSaaSやPCを利用しているかを一元管理
・アカウント棚卸し：定期的なアカウント利用状況の確認を自動化
・入退社処理：アカウント発行・削除のタスク管理と自動化
・シャドーIT検知：許可なく利用されているSaaSを自動で検出

メリット：属人化の解消、定型業務の工数削減、継続的なコストパフォーマンス
ツール活用のメリットは、業務プロセスを標準化し、特定の個人に依存しない「属人化しない体制」を構築できることです。また、手作業を自動化することで、定型業務にかかる工数を大幅に削減できます。アウトソーシングと比較して、長期的にはコストを抑えられる傾向にあり、コストパフォーマンスにすぐれています。

デメリット：導入・定着コスト、ツール選定の難しさ
ただし、ツールを導入すればすべてが解決するわけではありません。

• 導入・定着コスト
  ツールの導入には初期費用や月額利用料がかかるほか、社内で運用を定着させるための教育コストも必要です。

• ツール選定の難しさ
  市場には多くのツールが存在するため、自社の課題や業務フローに本当に合ったツールを見極めるのが難しいという課題があります。

アウトソーシング vs ツール活用

「アウトソーシング」と「ツール活用」、どちらが自社にとって最適な選択肢なのでしょうか。ここでは、課題別に最適なアプローチを判断するための視点を提供します。

課題別フローチャートで見る最適解

まず、自社の状況を以下のフローチャートに当てはめて考えてみましょう。

Q1. 情シス業務のプロセスは標準化・可視化されていますか？

NO → まず「ツール活用」で業務の標準化・可視化を目指すべきです。 プロセスが曖昧なままアウトソーシングしても、効果は限定的です。
YES → Q2へ進む

Q2. 課題は「人手（リソース）」ですか？それとも「高度な専門性」ですか？

人手（リソース） → 「ツール活用」による自動化が有効です。 定型業務をツールに任せることで、少ない人数でも業務を回せるようになります。
高度な専門性 → 専門業務に特化した「アウトソーシング」が有効です。 例えば、高度なセキュリティ監視やシステム構築などが該当します。

コスト、即効性、拡張性で徹底比較

両者の特徴を一覧で比較すると、判断がしやすくなります。

まず「ツールで業務を標準化」し、その上で「専門業務をアウトソース」するのが王道

上記の分析から導き出される最適解は、まず「ツール活用」によって社内の業務プロセスを標準化・効率化し、それでもなおリソースが不足する部分や、高度な専門性が求められる領域に限って「アウトソーシング」を検討するというハイブリッドなアプローチです。この手順を踏むことで、無駄なコストを抑えつつ、社内にノウハウを蓄積しながら、持続可能な情シス体制を構築できます。

ツール導入から始める情シス改革｜成功に導く3つの選定ポイント

「ツール活用から始める」という方針が決まったら、次に重要になるのがツール選定です。数あるツールの中から自社に最適なものを選ぶためには、以下の3つのポイントを確認することが不可欠です。

SaaSとIT資産（ハードウェア）をまとめて管理できるか

多くの企業では、SaaSのライセンス管理と、PCやスマートフォンといった物理的なIT資産の管理が別々の台帳で行われています。これが管理を煩雑にする大きな原因です。SaaSとIT資産を一つのプラットフォームで一元管理できるツールを選ぶことで、情報の分断を防ぎ、管理効率を飛躍的に向上させることができます。

面倒な「棚卸し」や「入退社処理」を自動化できるか

情シス担当者の工数を最も圧迫するのが、定期的なアカウントの利用状況確認（棚卸し）や、入退社に伴う一連の作業です。これらの定型業務を自動化できる機能が搭載されているかは、ツール選定におけるきわめて重要な判断基準です。例えば、アンケート機能で利用実態を自動で収集したり、入退社時のタスクを自動で生成したりできるツールが理想的です。

自社のリソースに合わせた運用支援（BPO）があるか

とくに「ひとり情シス」や兼任担当者しかいない企業の場合、ツールを導入しても「使いこなす時間がない」という問題に直面しがちです。そのため、ツール提供だけでなく、初期設定の代行や一部業務の運用代行（BPO）といった支援サービスを提供しているかも確認しましょう。これにより、リソースが限られていても、ツールの導入効果を確実に引き出すことができます。

dxecoならツールとBPOの”いいとこ取り”で人材不足を解消

これまで解説してきたツール選定のポイントをすべて満たし、情シスの人材不足を根本から解決するのが、SaaS管理・IT資産管理ツール「dxeco（デクセコ）」です。dxecoは、ツールによる効率化とBPOによるリソース補完の”いいとこ取り”を実現します。

SaaSとIT資産の「一元管理」で台帳管理の手間をゼロに

dxecoは、社内で利用されているSaaSアカウントと、PCやスマートフォンなどのIT資産を一つの画面でまとめて管理できます。情報が分散することなく、常に最新の利用状況を正確に把握できるため、煩雑な台帳管理業務から解放されます。

「自動化機能」でアカウント棚卸しや退職者処理を80%効率化

dxecoの強力な自動化機能により、これまで手作業で行っていた業務を大幅に効率化します。実際に、クラシル株式会社様では、退職者1名あたりのアカウント削除にかかる処理時間を30分から5分に短縮し、80%もの工数削減を実現しました。

「運用代行サービス」で人手が足りなくても確実に運用を定着

dxecoはツールを提供するだけではありません。初期設定の代行からPCキッティング、アカウント発行・削除といった日々の運用を代行するBPOサービスも提供しています。これにより、人手が足りない企業でも、安心してツールを導入し、その効果を最大限に享受することが可能です。

年間160万円のコスト削減とセキュリティ強化を両立したM&Aクラウド様のケース

株式会社M&Aクラウド様では、dxecoの導入により、アカウントの棚卸し業務を効率化。不要なライセンスやプランを整理した結果、年間約160万円ものコスト削減を達成しました。同時に、退職者アカウントの削除漏れも防止できるようになり、セキュリティレベルの向上にもつながっています。

まとめ：情シス人材不足は、戦略的な「仕組み」で乗り越える

情シス部門の人材不足は、もはや個人の努力や根性で解決できる問題ではありません。その原因とリスクを正しく理解し、戦略的な「仕組み」を構築することが不可欠です。

そのための王道は、まずITツールを導入して業務を標準化・自動化し、ノンコア業務にかかる工数を徹底的に削減すること。その上で、自社だけでは対応できない高度な専門領域について、アウトソーシングの活用を検討するのが最も効果的です。

SaaS・IT資産の一元管理と強力な自動化機能、さらに運用代行サービス（BPO）を兼ね備えた「dxeco」は、まさにこの「仕組み」を構築するための最適なソリューションです。情シス部門を日々のノンコア業務から解放し、企業成長を牽引する戦略的な部門へと変革させます。

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