弊社では、情シス業務を一人で担う「一人情シス」体制のもと、SaaSアカウントや契約情報の管理に課題を抱えていました。過去にはスプレッドシートと手作業による管理を行っていたものの、アカウントの発行・削除、契約更新の把握など、日々の運用に大きな負荷がかかっていました。
特に負担が大きかったのが、契約更新のリマインドや棚卸し作業の効率化です。社員・インターン・アルバイトを合わせて毎月約4名の入退社があった時期があり、それぞれに約10〜20程度のSaaSアカウントが紐づくため、情報の整理や確認作業が煩雑になっていました。結果として、月に約16時間、年間では200時間近くをアカウント管理に割かざるを得ない状況でした。

導入後は、契約管理・アカウント棚卸し・ハードウェア管理を中心に、幅広い業務で「applog（旧：dxeco）」を活用しています。情報システム担当2名体制で、定期的にダッシュボードを確認し、削除対象アカウントの確認やシャドーITのチェック、その他全般的な管理などを行っています。
以前は契約状況を別途管理していましたが、今ではツール上で一元管理できるようになり、より統制がとれた状態を構築できました。また、アンケート形式で棚卸し依頼が送れるようになり、回答率が以前より20%ほど上がりました。情シスの方には共感いただけるかもしれませんが、棚卸しが円滑になるのは業務効率を考えるうえで非常に重要でした。
実際に、棚卸しによって年換算で160万円ほどのコスト削減効果が出ており、数字としてのインパクトもありました。また、Insight機能を活用することで、不要なアカウントや外部アカウントの有無など、確認したい情報が一か所に集約されている点もかゆいところに手が届いていて便利でした。状況の把握と対応がスムーズになり、安定した運用に繋がっています。