SaaS棚卸しをするには？dxecoのアカウントサーベイ機能で自動化する方法 

SaaSの管理台帳、最新化できていますか？
「誰がどのツールを使っているか」をExcelで追い続けるのは、工数的にもセキュリティ的にも限界があります。「退職処理に30分以上かかっていた」「台帳が形骸化してしまった」という声は、SaaS管理担当者の方からよく聞くお悩みの一つです。

本記事では、SaaS棚卸しの効率的なステップと、dxecoでの実際の棚卸し方法を解説します。一人でも多くの担当者にとって、SaaS棚卸しという手強い手作業から解放されるヒントになれば幸いです。

SaaS棚卸しで最大の壁は「利用実態が本人にしかわからない」こと

SaaSの棚卸しが形骸化してしまう根本的な原因は、利用実態がアカウントの利用者本人にしかわからないという点にあります。管理者がどれだけ頑張っても、この壁を越えるのは非常に困難です。

管理者が「誰がどのツールを使っているか」を推測する限界

情報システム部門がSaaSのログイン履歴を確認しても、わかるのは「誰が、いつログインしたか」という事実だけです。そのアカウントが本当に業務に必要不可欠なのか、あるいは代替ツールがあって不要なのかまでは判断できません。結局、管理者が一人で「このアカウントは消しても大丈夫だろうか…」と悩むことになり、確信が持てないままアカウントを放置してしまうケースに陥りがちです。

アンケートのメール・Slack送付と回収に消える膨大な工数

利用実態を把握するために、多くの企業では従業員へアンケートを送付しています。しかし、この方法も手作業では限界があります。

• 全従業員へのアンケート送付

• 未回答者への個別の催促連絡

• 膨大な回答結果の集計と不要ライセンスへの対応

こうした一連の作業は、担当者の時間を大きく奪う「負のループ」となりがちです。本来注力すべきコア業務の時間を、単純な確認作業に費やさざるを得ない状況が生まれてしまいます。

回答が得られないまま放置される「幽霊アカウント」のリスク

手作業での棚卸しでは、催促しても回答が得られないケースが必ず発生します。その結果、「わからないから、とりあえず残しておこう」という判断になりがちです。このような「幽霊アカウント」は、不要なライセンス費用を垂れ流しにするだけでなく、退職者のアカウント削除漏れにつながるなど、深刻なセキュリティリスクの温床となります。

なぜ今、SaaSの棚卸しが必要なのか？（背景とリスク）

多くの企業でSaaSの利用が当たり前になる一方で、その管理が追いついていないのが現状です。なぜ今、あらためてSaaSの棚卸しが重要視されているのか、その背景にあるコストとセキュリティのリスクを解説します。

増え続ける「隠れSaaS」と膨らむコスト

近年、業務部門が主導してSaaSを導入するケースが増えています。これにより、情報システム部門が把握していない「隠れSaaS」が社内に点在し、気づかないうちにコストが膨らんでいます。「実はほとんど使われていないライセンス」や「重複する機能を持つツール」が積み重なり、会社の固定費を圧迫しているのです。定期的な棚卸しは、こうした無駄なコストを洗い出し、最適化するために不可欠です。

退職者のアカウント放置によるセキュリティリスク（ISMS対策）

SaaS棚卸しの最大の目的の一つが、セキュリティリスクの低減です。とくに退職者のアカウント削除漏れは、情報漏洩インシデントの重大な入り口になりかねません。悪意のある第三者による不正アクセスや、元従業員による機密情報へのアクセスを防ぐためにも、アカウントの定期的な棚卸しは必須です。
また、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）などの認証規格においても、アクセス権の定期的なレビュー（棚卸し）は必須要件として定められています。

Excel・スプレッドシート管理が限界を迎える理由

多くの企業がいまだにExcelやスプレッドシートでSaaS台帳を管理していますが、社員数やSaaSの種類が増えればたちまち限界を迎えます。SaaSの導入・解約、従業員の入退社が頻繁に発生する現代において、手動での更新はすぐに追いつかなくなります。その結果、台帳を開いた瞬間に「古い情報」になっているという事態に陥り、管理台帳そのものが形骸化してしまうのです。

SaaSアカウントの棚卸しができる、dxecoの「アカウントサーベイ機能」

手作業による棚卸しの限界を解決するのが、SaaS管理ツール「dxeco」のアカウントサーベイ機能です。これまで担当者が抱えていた煩雑な作業をシステム化し、効率的で確実な棚卸しを実現します。

全従業員への一斉ヒアリングをシステム化

dxecoを使えば、棚卸し対象の従業員に対して、システムから一斉に利用状況のアンケートを送付できます。これにより、担当者が一人ひとりにメールやSlackで連絡する必要がなくなります。「人に聞く」プロセスから「システムで一斉に問う」プロセスへと転換し、担当者の工数を大幅に削減します。

管理画面から「利用する・しない」の回答状況をリアルタイムに把握

従業員からの回答状況は、dxecoの管理画面にリアルタイムで反映されます。誰が回答済みで、どのSaaSアカウントが「不要」と判断されたのかが一目でわかるダッシュボードにより、進捗管理が格段に楽になります。未回答者をリストアップして、一括でリマインド通知を送ることも可能です。

回答結果に基づいたアカウント削除のタスク化

アカウントサーベイの目的は、不要なアカウントを特定し、削除することです。dxecoでは、従業員から「不要」と回答されたアカウントを、そのままアカウント削除のタスクとして登録できます。これにより、確認から実行までのプロセスがシームレスにつながり、削除漏れという最も避けたいミスを防ぐことができます。

【実践ガイド】dxecoでの効率的なSaaS棚卸し手順

dxecoのアカウントサーベイ機能を使えば、これまで数週間かかっていた棚卸し作業を、わずか数ステップで完了させることができます。ここでは、具体的な手順を解説します。

ステップ1：棚卸し対象のSaaSの選定

まず、棚卸しを行いたいSaaS詳細画面で、「アカウントサーベイ」をクリックします。

ステップ2：回答期限と通知メッセージの設定

次に対象者への通知内容を設定します。回答期限を設け、従業員が迷わず回答できるよう、メールで送られる通知メッセージをカスタマイズします。

アンケートを送付する対象者（対象アカウント）をdxeco上で選択します。「すべてのアカウント」または「指定したアカウント」を選択できます。

指定したアカウントを選択した場合、アカウント一覧から配信対象とするアカウントを指定します。

通知はアカウント利用者本人に限らず、個別で通知先アドレスを指定することも可能です。

設定が完了したら「保存」を押します。

完了メールの通知先を指定し、「アカウントサーベイを配信」をクリックすると、対象者に通知が送られます。

自動配信の場合

「2ヶ月に1回」「半年に1回」など、定期的な棚卸しスケジュールをあらかじめ予約設定しておくことも可能です。一度設定すれば、システムが自動でアンケートを配信してくれるため、棚卸し業務そのものをルーチン化できます。

アカウントサーベイ画面の配信設定タブから、定期配信をしたい契約メニューを選びます。

自動配信を有効にして、配信スケジュールを設定します。

ステップ3：従業員による「利用する／しない」の回答

対象者には、Slackやメールで通知が届きます。記載されたURLをクリックすると、棚卸し対象のSaaSアカウント一覧が表示され、「利用する」か「利用しない」かをワンタップで選択するだけで回答が完了します。このシンプルな操作性により、現場の従業員に負担をかけることなく、正確な情報をすばやく収集できます。

多数の回答がある場合、一括で回答を更新することもできます。

ステップ4：未回答者への再送付と結果の集計

回答状況は、アカウントサーベイ画面からリアルタイムで確認できます。

CSVで回答結果を出力したり、未回答者へのリマインドを送付したりできます。回答結果からアカウント削除のタスクを作成できるため、漏れなく不要アカウントの整理を行うことが可能です。

SaaS棚卸しで得られる3つの大きな成果

SaaS棚卸しを仕組み化することで、単なる業務効率化にとどまらない、企業経営に直結する3つの大きな成果が期待できます。

1. 「なんとなく継続」を排除し、ライセンス費用を即座に最適化

最大の成果は、明確なコスト削減効果です。利用実態という客観的なデータに基づいてライセンスの要否を判断できるため、「念のため」「なんとなく」といった曖昧な理由での契約継続をなくすことができます。不要なライセンスを解約することで、目に見える形で固定費を削減し、投資対効果を最大化します。

2. 従業員のセキュリティ意識を向上させる「定期的な対話」

定期的なアカウントサーベイは、従業員に対して「会社はSaaSの利用状況をきちんと把握している」という明確なメッセージになります。これは、会社が許可していないツールを勝手に利用する「シャドーIT」の強力な抑止力となります。棚卸しという会社と従業員の「定期的な対話」を通じて、組織全体のセキュリティ意識を自然に向上させることができます。

3. ISMSやPマーク審査で「実態に基づいた管理」を証明できる

ISMSやPマークの更新審査では、アカウントの管理状況が厳しくチェックされます。dxecoを使えば、「いつ、誰を対象に棚卸しを実施し、その結果どう対応したか」という一連の履歴（エビデンス）を即座に提示できます。これにより、監査対応にかかる準備工数を大幅に削減し、「実態に基づいて適切に管理している」ことを客観的に証明できます。

dxecoでSaaSの棚卸しが変わった事例

実際にdxecoを導入した企業では、SaaSの棚卸し業務が劇的に改善されています。ここでは、2社の事例をご紹介します。

【株式会社GIGさま】煩雑なスプレッドシート確認から脱却し、半自動化を実現

外部パートナーの利用も多く、膨大なSaaSアカウントのスプレッドシート管理に限界を感じていたGIGさま。dxecoを導入しアカウントサーベイ機能を活用したことで、社内外のメンバーを含む全アカウントの利用実態の正確な把握を実現。確実な棚卸しプロセスを半自動化し、管理の抜け漏れを防ぐ体制を構築しました。

株式会社GIGさまの導入事例はこちら

【株式会社M&Aクラウドさま】他社ツールからの移行で実現した、実務に即したライセンス最適化

以前利用していた他社ツールでは、現場の実態に合わせた柔軟な棚卸しが難しいという課題がありました。dxecoへ移行したことで、実務に即したきめ細やかな棚卸しが可能に。不要なアカウントやプランを正確に洗い出し、年間約160万円ものコスト削減を達成しました。

株式会社M&Aクラウドさまの導入事例はこちら

まとめ：SaaS棚卸しを「イベント」から「仕組み」へ

SaaSの棚卸しは、もはや情報システム部門の担当者が年に一度、気合を入れて行う「イベント」ではありません。DXが進む現代においては、セキュリティとコストを最適化するための「仕組み」として定着させるべき重要な業務です。

• 属人化を排除し、組織全体で取り組むSaaSガバナンス
  SaaS棚卸しは、担当者個人のスキルに依存するのではなく、誰もが同じ品質で実行できる仕組みが不可欠です。

• dxecoのアカウントサーベイで、情シスの負担を最小限に
  これまで担当者の大きな負担となっていた確認・催促・集計といった作業を自動化することで、情報システム部門はより戦略的な業務に集中できるようになります。

手作業での棚卸しに限界を感じているなら、ぜひdxecoによる「仕組み化」をご検討ください。