ID管理システムとは？Excel管理から脱却しコスト削減とセキュリティ強化を実現する選び方

こんなお悩みはありませんか？

• 増え続けるSaaSのIDとパスワード管理がExcelでは限界…

• 入社・退職時のアカウント発行・削除に時間がかかり、抜け漏れが怖い

• 使われていないSaaSアカウントに無駄なコストを払い続けている気がする

• 退職者のアカウントが残っていないか、セキュリティリスクが心配

本記事では、SaaS時代の企業に不可欠な「ID管理」の基本から、これらの課題を解決する「ID管理システム」の機能、メリット、そして自社に最適なシステムを選ぶためのポイントまでを、専門家の視点からわかりやすく解説します。

ID管理とは？なぜ今重要なのか

ID管理（利用者管理）の基本的な考え方

結論から言うと、ID管理とは「誰が」「どの情報システムに」「どのような権限で」アクセスできるかを適切に管理することを指します。具体的には、従業員の入社から退職までの一連のライフサイクルに合わせて、システムアカウントの発行、権限の変更、削除などを正確に行う利用者管理全般を意味します。適切なID管理は、企業のセキュリティとコンプライアンスを維持するための根幹と言えるでしょう。

SaaS利用の急増でID管理が重要視される背景

なぜ今、これほどまでにID管理が重要視されているのでしょうか。その最大の理由は、クラウドサービス（SaaS）の爆発的な普及にあります。

多くの企業様で、業務効率化のためにさまざまなSaaSが導入されています。ある調査では、日本企業の平均SaaS導入数は8.7個にものぼると言われています。これに加えてリモートワークが浸透したことで、従業員は社内外のあらゆる場所から複数のシステムにアクセスするようになりました。

結果として、情報システム部門が管理すべきIDとパスワードは急増し、従来のExcelなどによる手動管理では追いつかなくなっているのです。この状況が、セキュリティリスクの増大や管理コストの肥大化といった深刻な問題を引き起こします。

Excelでの手動管理はもう限界！ID管理でよくある3つの課題

Excelやスプレッドシートによる手動のID管理は、多くの企業様でいまだに行われていますが、そこには限界があり、主に3つの大きな課題が潜んでいます。

管理者の業務負荷増大と非効率（入退社対応・棚卸し）

まず1つめの課題は、管理者の業務負荷です。入社や異動、退職のたびに、担当者は複数のSaaSの管理画面にログインし、手作業でアカウントの発行や削除、権限変更を行わなければなりません。とくに、年に1度のアカウント棚卸し作業は、全従業員の利用状況を確認する必要があり、膨大な時間と手間がかかるのが実情です。

深刻なセキュリティリスク（アカウント削除漏れ・シャドーIT）

2つめは、深刻なセキュリティリスクです。手動管理で最もおそれがあるのが、退職者アカウントの削除漏れです。削除されずに残ったアカウントは、情報漏洩や不正アクセスの温床となり、企業の信頼を揺るがす重大なインシデントにつながりかねません。 また、管理者が把握していないSaaSを従業員が勝手に利用する「シャドーIT」も、手動管理では発見が難しく、大きなセキュリティホールとなります。

把握できないコストの無駄遣い（不要ライセンスの放置）

3つめの課題は、コストの無駄遣いです。意外と見落としがちなのが、実際には使われていないにもかかわらず、ライセンス費用だけを支払い続けている「幽霊アカウント」の存在です。誰がどのSaaSをどれくらいの頻度で利用しているかを正確に把握できていないため、不要なコストが垂れ流し状態になっているケースは少なくありません。

ID管理の課題を解決する「ID管理システム」とは？

ID管理システム（統合ID管理ツール）の概要

ID管理システムとは、これまで手動で行ってきた煩雑なID管理業務を自動化し、効率化するための専門ツールです。統合ID管理ツールとも呼ばれ、社内で利用されているさまざまな業務システムやSaaSのID情報を一元的に管理する機能を持っています。人事システムなどと連携させることで、入社から退職までの従業員のライフサイクルに合わせて、アカウントに関するあらゆる作業を自動で実行できるようになります。

ID管理システムの主な機能一覧

ID管理システムには、企業のID管理を効率化し、セキュリティを強化するためのさまざまな機能が搭載されています。ここでは、代表的な4つの機能を紹介します。

ID情報の一元管理（プロビジョニング）

プロビジョニングは、ID管理システムの核となる機能です。人事データベースなどの情報源（マスター）と連携し、従業員の入社や異動、退職といったイベントに応じて、関連するSaaSのアカウントを自動的に作成、権限変更、削除します。これにより、手作業による設定ミスや削除漏れを防ぎ、管理者の負担を大幅に軽減します。

シングルサインオン（SSO）

シングルサインオン（Single Sign-On）は、従業員の利便性を大きく向上させる機能です。一度認証をクリアすれば、連携しているすべてのSaaSに追加のログイン操作なしでアクセスできるようになります。これにより、従業員は複数のパスワードを覚える必要がなくなり、パスワード忘れによる問い合わせ対応などの管理コストも削減できます。

ログ・レポート管理

ログ・レポート管理機能は、セキュリティガバナンスを強化する上で不可欠です。すべてのシステムへのアクセスログを一元的に収集・分析することで、不審なアクセスや異常な操作を迅速に検知できます。また、定期的なレポート出力により、内部監査やISMSなどの認証取得にも活用できます。

アクセス権限管理

アクセス権限管理機能により、従業員の役職や職務内容に基づいて、必要な情報だけにアクセスを許可する「最小権限の原則」を徹底できます。これにより、内部不正や操作ミスによる情報漏洩のリスクを最小限に抑えることが可能です。

ID管理システム導入で得られる4つのメリット

ID管理システムを導入することで、企業は具体的にどのようなメリットを得られるのでしょうか。ここでは、代表的な4つのメリットを解説します。

管理業務の大幅な効率化と工数削減

最大のメリットは、管理業務の劇的な効率化です。プロビジョニング機能により、これまで手作業で行っていた入退社時のアカウント処理が自動化され、担当者の工数を大幅に削減できます。これにより、情報システム部門は日々の運用業務から解放され、より戦略的なIT企画などに時間を使えるようになります。

セキュリティガバナンスの強化

退職者アカウントの削除漏れを確実に防ぎ、不正アクセスのリスクを根本から断ち切ることができます。また、アクセスログの一元管理によって、万が一インシデントが発生した際も、迅速な原因究明が可能になります。これにより、企業全体のセキュリティレベルが向上し、顧客や取引先からの信頼も高まります。

SaaSライセンスコストの最適化

多くのシステムでは、利用されていないアカウントを自動で検知する機能があります。これにより、無駄に支払っていたライセンス費用を可視化し、解約することでコストを最適化できます。定期的な棚卸し作業も自動化できるため、常にライセンスの利用状況を最適な状態に保つことが可能です。

従業員の利便性向上

シングルサインオン機能により、従業員は複数のIDとパスワードを管理する煩わしさから解放されます。これにより、業務へのログインがスムーズになり、生産性の向上につながります。パスワード忘れによるヘルプデスクへの問い合わせも減少し、情報システム部門と従業員双方のストレスが軽減されます。

ID管理システム選びで失敗しないための3つのポイント

自社に最適なID管理システムを選ぶためには、どのような点に注意すればよいのでしょうか。ここでは、失敗しないための3つの選定ポイントをご紹介します。

自社のシステム環境（クラウド・オンプレミス）に対応しているか

まず確認すべきは、自社で利用しているシステムと連携できるかという点です。近年はクラウドSaaSの利用が中心ですが、企業によっては社内に構築したオンプレミス環境の業務システムも現役で稼働している場合があります。導入を検討しているID管理システムが、クラウドとオンプレミスの両方に対応できるか、連携可能なアプリケーションの種類は豊富か、などを事前にしっかりと確認しましょう。

ID管理だけでなく「SaaS管理」「IT資産管理」も可能か

次に重要なのが、管理の範囲です。ID管理だけでなく、SaaSの契約情報やコスト、さらにはPCやスマートフォンといったIT資産までを一元管理できるかは、これからのシステム選びで非常に重要なポイントになります。 「誰が」「どのSaaSを」「どのデバイスで」利用しているかを紐付けて管理することで、より高度なセキュリティ対策とコスト最適化が実現できます。

導入後の運用まで見据えたサポート体制があるか

最後に、導入後のサポート体制も必ず確認してください。ツールを導入するだけでは課題は解決しません。スムーズに運用を軌道に乗せ、継続的に活用していくためには、提供元のサポートが不可欠です。 とくに「ひとり情シス」などリソースが限られている企業様の場合は、初期設定の代行や運用代行（BPO）サービスを提供しているベンダーを選ぶと、安心して導入を進めることができます。

ID・SaaS・IT資産の「一元管理」が成功のカギ

なぜIDとSaaS、IT資産の紐付けが重要なのか

これからのID管理は、単にアカウント情報を管理するだけでは不十分です。真のセキュリティとコスト最適化を実現するためには、「ID（利用者）」「SaaS（アプリケーション）」「IT資産（デバイス）」の3つを紐付けて一元管理するという考え方が不可欠になります。 例えば、退職者が出た際に、その人が利用していたSaaSアカウントだけでなく、貸与していたPCやスマートフォンも同時に管理画面上で把握できれば、返却漏れやデータ削除漏れといったリスクを確実に防ぐことができます。

一元管理で実現する、より高度なコスト削減とセキュリティ対策

この3つを一元管理することで、これまで見えなかった課題が可視化されます。

• 高度なコスト削減
  「ほとんど使われていない高価なSaaSを、高性能なPCを貸与されている従業員だけが利用している」といった実態が分かり、より的確なライセンスの見直しが可能になります。

• 高度なセキュリティ対策
  「退職者が貸与PCを返却していないのに、SaaSアカウントだけが有効になっている」といった危険な状態を即座に検知し、対応することができます。

dxecoならID・SaaS・IT資産をまとめて管理可能

「ID」「SaaS」「IT資産」の3つをまとめて管理できるのが、当社の提供するSaaS/IT資産管理ツール「dxeco」です。dxecoは、情報システム部門の視点で開発されており、煩雑な管理業務をシンプルにし、企業のセキュリティ強化とコスト削減を強力にサポートします。 ご興味のある方は、ぜひ詳しい資料をご覧ください。

ID管理システムの活用で課題を解決した企業の成功例

実際にID管理システムを導入した企業は、どのような成果をあげているのでしょうか。ここでは、dxecoを活用して課題を解決した3社の事例をご紹介します。

【業務効率化】退職者処理工数を80%削減した事例

レシピ動画サービスで知られるクラシル株式会社様では、手作業によるアカウント削除業務が非効率で、抜け漏れのリスクも課題でした。dxeco導入後、退職者に関連するアカウントやIT資産が一覧で可視化され、退職者1名あたりの処理時間を30分から5分へと、実に80%も削減することに成功しました。

【コスト削減】不要アカウントの整理で年間160万円を削減した事例

株式会社M&Aクラウド様では、アカウントの棚卸しに年間200時間近くを費やしていました。dxecoの棚卸し機能を活用し、利用実態のないアカウントや不要な有料プランを整理した結果、年間約160万円もの大幅なコスト削減を実現されました。

【ガバナンス強化】ISMS審査の準備工数と心理的ストレスから解放された事例

株式会社キャンサースキャン様は、ISMSの更新審査のたびに、台帳の整理という準備作業に多大な時間と心理的負担を感じていました。dxeco導入後は、管理画面を見せるだけで審査がスムーズに進むようになり、担当者は本来の業務に集中できるようになりました。

ID管理システムに関するよくある質問（Q&A）

Q. ID管理とアクセス管理の違いは何ですか？

A. ID管理は「誰がシステムを利用するのか」という利用者情報そのものを管理することです。一方、アクセス管理は「その利用者が、どの情報に、どのような権限でアクセスできるのか」を制御することです。ID管理は、適切なアクセス管理を行うための土台となる、より基本的な管理と言えます。

Q. 導入にかかる期間はどのくらいですか？

A. 導入期間は、連携するシステムの数や企業の規模によって異なりますが、一般的には数週間から数ヶ月程度が目安となります。とくにクラウド型のID管理システムは、比較的短期間で導入できる傾向にあります。

Q. ひとり情シスでも運用できますか？

A. はい、可能です。近年のID管理システムは、専門知識がなくても直感的に操作できるUI/UXを備えているものが多くあります。さらに、導入支援や運用代行（BPO）といった手厚いサポートを提供しているベンダーを選ぶことで、リソースが限られる「ひとり情シス」の企業様でも安心して運用することができます。

まとめ：最適なID管理システムで、戦略的な情シス部門へ

本記事では、SaaS時代におけるID管理の重要性から、Excel管理の限界、そしてその解決策となるID管理システムの機能やメリット、選び方のポイントまでを解説しました。

増え続けるIDの管理に追われ、セキュリティリスクに不安を感じているなら、ID管理システムの導入は非常に有効な一手です。とくに、これからはIDだけでなくSaaSやIT資産までを一元管理することが、コスト削減とセキュリティ強化を両立させるカギとなります。

適切なツールを選ぶことで、情報システム部門は日々の煩雑な運用業務から解放され、DX推進といった、より付加価値の高い戦略的な業務に集中できるようになるでしょう。