dxecoでSaaSのアカウント台帳を常に最新化する方法 

SaaSアカウントの手作業登録、こんな非効率に悩んでいませんか？

入社・異動・退職のたびに発生するSaaSアカウントの登録・更新作業。「スプレッドシートからのコピー＆ペーストは時間がかかるし、入力ミスも怖い…」「そもそも、既存の膨大なアカウント情報を新しいツールに移行するのが億劫だ」。こうした手作業によるSaaSのユーザー管理は、情報システム部門の大きな負担となっています。

煩雑な手作業は、本来注力すべきコア業務の時間を奪うだけでなく、ヒューマンエラーによるセキュリティリスクの原因にもなりかねません。この記事では、SaaS管理ツール「dxeco」を活用し、SaaSアカウント台帳を常に最新の状態に保つための具体的な方法を、2つのアプローチで詳しく解説します。この記事を読むことで、手作業による負担を大幅に軽減し、ヒューマンエラーやセキュリティリスクを低減。情報システム部門がより戦略的な業務に集中できるメリットがわかります。

dxecoのアカウント台帳へ情報を登録する2つの効率的な方法

dxecoでは、手作業での個別登録に加えて、大量のアカウント情報を効率的かつ正確に登録するための2つの強力な機能を提供しています。それが「主要SaaSとのアカウント連携」と「CSVファイルによる一括同期」です。それぞれの特徴を理解し、自社の状況に合わせて使い分けることで、管理工数を大幅に削減できます。

方法1：主要SaaSと連携しアカウント情報を自動で同期する

Google WorkspaceやMicrosoft 365など、全社で利用している主要なSaaSとdxecoを連携させることで、アカウント情報を毎日自動で同期できます。一度設定すれば、その後の手作業での更新は不要になり、常に最新の状態でユーザー管理を行うことが可能です。これにより、退職者アカウントの削除漏れといったリスクも防ぎます。その設定手順について詳しく見ていきましょう。

Step 1. アカウント連携の仕組みを理解する

アカウント連携を設定すると、毎日夜間にdxecoがSaaSからアカウント情報を自動で取得します。その際、SaaSから取得した「メールアドレス」もしくは「社員コード」の情報を基に、dxeco内のメンバー情報と自動で紐付けを行います。業務委託の方など、社外のユーザーアカウントも正しく判別し、振り分けることが可能です。

Step 2. 連携設定時の具体的な手順

連携設定は、dxecoの管理画面から以下の簡単なステップで完了します。

1.アカウント台帳で「アカウント連携を設定」をクリック

dxecoの管理画面にあるアカウント台帳に移動し、連携したいSaaSの項目で「アカウント連携を設定」ボタンをクリックします。

2.必要な情報を入力し「連携」を押す

画面の指示に従ってIDやパスワードなどの認証情報を入力します。その後、「連携」ボタンを押して設定を完了させます。

3.連携完了後、台帳が自動更新

連携が成功すると、dxecoのアカウント台帳が自動的に更新され、SaaSから取得した最新のアカウント情報が反映されます。

方法2：CSVファイルを使い既存のアカウント情報を一括で登録・更新する

現在スプレッドシートなどで管理しているアカウント台帳がある場合や、API連携に対応していないSaaSの情報をまとめて登録したい場合に最適な方法です。CSVファイルを使って、既存の情報を一括でdxecoにインポートできます。初期のデータ移行やスポットでの情報更新に効果的です。

Step 1. 同期用CSVファイルのデータを作成する

まず、dxeco上の契約ID、メールアドレスなど必要な情報を記載したCSVファイルを作成します。アカウントの紐付けは「メールアドレス」の列情報を基に行われます。この情報を用いて、メンバーアカウントと外部アカウントを自動で判別し、正確に振り分けます。

Step 2. CSVファイルをdxecoにインポートする

CSVファイルの準備ができたら、以下の手順でdxecoにインポートし、アカウント台帳を更新します。

1.「CSV同期」をクリック

dxecoの管理画面にあるアカウント台帳で「CSV同期」ボタンをクリックします。

2.CSVファイルをアップロード

作成したCSVファイルを指定されたエリアにドラッグ＆ドロップするか、ファイル選択ダイアログからアップロードします。

3.「列名から推測して列を自動選択」をクリック

アップロード後、dxecoがCSVファイルの列名から自動的に項目を推測し、紐付けを行います。この段階で、CSVのデータとdxecoの項目が正しく照合されているかを確認します。必要に応じて手動で調整することも可能です。

4.「インポート内容をプレビュー」をクリック

設定内容に問題がないか、実際にインポートされるデータが正しいかを確認するためにプレビュー画面を表示します。

5.プレビュー確認後、「インポート」をクリック

プレビュー画面で内容に問題がないことを確認できたら、「インポート」ボタンをクリックしてデータの一括登録・更新を実行します。

Step 3. タグを使いこなして効率的に情報を整理する

CSVで同期する際に、アカウントに任意のタグを付与することができます。例えば、部署名やプロジェクト名などをタグとして登録しておくと、後々のライセンス最適化に向けた棚卸しや、グループごとのユーザー管理が非常にスムーズになります。

• ポイント1：タグの自動作成
  CSVデータに入力したタグ名がdxecoに存在しない場合、同期時に自動で新しいタグとして作成されます。あらかじめタグを登録しておく手間がかかりません。

• ポイント2：複数タグの一括付与
  一つのアカウントに複数のタグを付けたい場合は、セル内で |（バーティカルバー）を使って区切ります。
  （例：「マーケティング部|正社員|プロジェクトA」と入力すると、「マーケティング部」「正社員」「プロジェクトA」という3つのタグが同時に付与されます）

アカウント連携に関するよくある質問（Q&A）

Q1. アカウント連携とCSV同期は、どう使い分ければ良いですか？

A. 全社で利用しているGoogle Workspaceなど、常に最新性を保ちたいSaaSは「アカウント連携」がおすすめです。既存の管理台帳からの初回データ移行や、API連携に対応していないSaaSの登録には「CSV同期」が便利です。両方を組み合わせることで、より柔軟なアカウント管理ができます。

Q2. 連携できるSaaSにはどのようなものがありますか？

A. Google Workspace, Microsoft 365など主要なSaaSに対応しています。最新の対応SaaSについては製品ページをご覧ください。

dxecoの対応SaaSについては製品サイトの「対応SaaSについて」をご覧ください。

まとめ

dxecoの「アカウント連携」と「CSV同期」機能を活用することで、これまで手作業で行っていた煩雑なSaaSアカウント登録・更新作業から解放されます。

• アカウント連携による自動同期で、常に最新の情報を保つ

• CSV同期による一括処理で、大量のデータを一度に登録・更新する

これらの方法により、管理工数を大幅に削減し、ライセンスの最適化やセキュリティ強化といった、より戦略的な業務に集中する時間を生み出しましょう。dxecoで、スマートなSaaSユーザー管理を実現してください。