dxecoの連携機能で、効率的にSaaSアカウントを作成する方法

従業員の入退社に伴うSaaSのアカウント管理、皆さんの会社ではどのように行っているでしょうか？
「新入社員が入るたびに、いくつものSaaSにログインしてアカウントを作成するのが大変…」「退職者のアカウントを消し忘れて、セキュリティが心配…」
SaaSの利用が当たり前になった今、このような手作業によるアカウント管理は限界を迎えつつあります。

非効率な作業は本来の業務を圧迫するだけでなく、放置されたアカウントが深刻な情報漏洩につながるリスクもはらんでいます。

この記事では、そんな煩雑でリスクの高いSaaSのアカウント作成・管理業務を効率化し、セキュリティを強化するSaaS管理ツール「dxeco」の具体的な機能と手順をご紹介します。

dxecoなら、よくあるSaaSアカウント管理の課題を解決できます！

多くの企業では、SaaSのアカウント管理において以下のような課題を抱えています。

• 課題1：非効率な繰り返し作業
  入退社のたびに複数のSaaSにログインしてアカウントを作成・削除する作業に追われ、本来の業務に集中できない。

• 課題2：セキュリティリスク
  手作業のため、退職者アカウントの削除漏れなどが発生し、情報漏洩の危険性が高まる。

• 課題3：無駄なコスト
  誰がどのアカウントを使っているか把握できず、使われていないアカウントに費用を払い続けてしまう。

心当たりはありませんか？
このような課題は、dxecoのアカウント管理機能でまとめて解決できます。アカウント作成・削除の効率化はもちろん、タスク管理による抜け漏れ防止や棚卸し機能との連携によるコスト最適化まで実現可能です。

では早速、dxecoの便利な機能を見ていきましょう。

dxecoでSaaSアカウントを作成する具体的な手順

実際にdxecoを使ってSaaSアカウントを作成する手順を解説します。操作はとても直感的で、誰でも簡単に行うことができます。
ここでは、「個別で作成する方法」と「複数アカウントを一括で作成する方法」の2パターンをご紹介します。

【方法1】アカウント台帳から個別に作成する場合

特定の従業員に対して、一つのSaaSアカウントをすぐに作成したい場合に便利な方法です。

Step 1. 「アカウントを作成」をクリック

まず、dxecoで対象SaaSの「アカウント台帳」画面を開きます。アカウントを作成したいサービス（SaaS）の行にある「アカウントを作成」ボタンをクリックしましょう。
なお、このボタンは、あらかじめdxecoとSaaSの連携設定が完了しているサービスにのみ表示されます。

Step 2. 「連携」をクリック

ボタンをクリックすると、アカウント作成のためのダイアログが表示されます。内容を確認し、「連携」ボタンをクリックしてください。

Step 3. 必要事項を入力し、「連携」ボタンをクリック

次に、アカウント作成に必要な情報を入力する画面に移動します。ユーザーの氏名やメールアドレスなど、各項目を正確に入力し、再度「連携」ボタンをクリックしましょう。

Step 4. 内容を確認し、「上記のアカウントを作成」をクリック

最後に入力内容の最終確認画面が表示されます。ここで内容に間違いがないかしっかりと確認し、「上記のアカウントを作成」をクリックしてください。
これで操作は完了です。dxecoがSaaSと連携し、自動でアカウントが作成されます。

【方法2】入社タスクから複数アカウントを一括で作成する場合

新入社員が複数名いる場合など、一度にたくさんのアカウントを作成したいときに非常に効率的な方法です。

Step 1. 複数のアカウント作成タスクアクションを選択

入社処理などに伴い、dxecoのタスク管理画面には「〇〇のアカウント作成」といったタスクが自動で生成されています。
そのタスクの中から、今回作成したいタスクのチェックボックスに複数チェックを入れましょう。

Step 2. 「アカウントを作成」をクリック

作成したいタスクを選択したら、画面上部にあるアクションメニューから「アカウントを作成」をクリックします。
これだけの操作で、選択したすべてのアカウントを一度に作成することができます。一人ひとり個別に対応する必要がなく、大幅な時間短縮につながります。

活用TIPS：退職時のアカウント削除もタスク管理で効率化

アカウント管理で重要なのは、作成だけではありません。退職者のアカウントをいかに迅速かつ確実に削除するかも、セキュリティを保つ上で非常に重要です。

dxecoでは、入社時のアカウント作成と同様に、退職時のアカウント削除もタスク管理によって自動化できます。

従業員の退職情報がシステムに登録されると、その従業員が利用していたSaaSをdxecoが自動で特定し、SaaSのアカウント削除などのタスクを自動で生成します。
担当者は、自分に割り当てられたタスクを順番に実行していくだけ。これにより、アカウントの削除漏れという最も避けたいヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。

入社から退社まで、従業員のライフサイクル全体を通して、アカウント管理業務を一貫して効率化できるのがdxecoの強みです。

利用時の注意点・ポイント

• 事前の連携設定が必要です
  今回ご紹介したアカウント作成・削除の連携機能を利用するには、あらかじめdxecoと対象のSaaSとの間で連携の設定を完了させておく必要があります。設定方法の詳細は、ヘルプページをご参照いただくか、弊社サポートまでお問い合わせください。

よくある質問（Q&A）

最後に、お客様からよくいただく質問とその回答をご紹介します。

Q. アカウント作成だけでなく、削除もdxecoからできますか？

A. はい、もちろんです。本記事の「活用TIPS」でご紹介した通り、退職時のアカウント削除もタスクとして自動で管理され、dxeco上から抜け漏れなく安全に実行できます。作成から削除まで、一貫した管理が可能です。

Q. そもそも、どのSaaSで誰がアカウントを持っているか把握できていません。それでも使えますか？

A. はい、ご安心ください。多くのお客様が同じ課題を抱えています。dxecoには、まず社内のSaaS利用状況を正確に可視化するための「アカウント棚卸機能」や、会社が許可していないSaaSの利用を検知する「シャドーIT検知機能」が搭載されています。現状把握から始めることで、より効果的なアカウント管理体制をスムーズに構築できます。

Q. 導入後の設定や運用が不安です。サポートはありますか？

A. はい、手厚いサポート体制をご用意しています。dxecoではツールの提供だけでなく、初期設定の代行や情シス業務の運用代行を行う「BPOサービス」も提供しています。情報システム部門のリソースが不足している、いわゆる「ひとり情シス」の企業様でも、安心して導入・運用いただけるよう支援します。

まとめ

SaaSの普及により、アカウント管理はますます複雑化・煩雑化しています。手作業での管理を続けていると、気づかぬうちに業務効率を低下させ、コスト増やセキュリティリスクといった経営課題に直結してしまいます。

今回ご紹介したように、SaaS管理ツール「dxeco」を導入することで、これまで手作業で行っていたアカウントの作成・削除業務を効率化し、大幅な工数削減と管理体制の強化を両立させることができます。

面倒なアカウント管理業務から解放され、より戦略的で創造的なIT業務に集中するために、ぜひdxecoの導入をご検討ください。

詳しい機能がわかる製品資料のダウンロードや、自社の課題に合わせた活用方法のご相談など、お気軽にお問い合わせいただければ幸いです。