【情シス向け】Backlogのアカウント管理術｜ライセンス費用を最適化し、コストを削減する具体的な方法

Backlogの利用が全社に広がるにつれて、「ライセンス費用が年々増加している」「誰がどのアカウントを使っているか把握できず、コストが適切か分からない」「退職者のアカウントに無駄な費用を払っているかもしれない」といったお悩みはありませんか？

アカウント管理の非効率は、気づかぬうちに企業のコストを圧迫する大きな要因となります。

この記事では、Backlogのライセンス費用を最適化し、無駄なコストを削減するための具体的なステップを徹底解説します。

Backlogのアカウント管理を放置すると、コストが増大する3つの理由

Backlogのアカウント管理を後回しにすると、なぜコストが増え続けてしまうのでしょうか。まずは、多くの企業が陥りがちな3つの理由を解説します。自社の状況と当てはまるか確認してみてください。

理由1：使われない休眠アカウントによるコストの垂れ流し

退職者や、プロジェクトから離れた従業員のアカウントをそのままにしていませんか？ これらは「休眠アカウント」と呼ばれ、実際には誰も利用していないにもかかわらず、ライセンス費用だけが発生し続ける状態になります。一つひとつの費用は小さくても、全社的に見れば大きな無駄なコストとなっているケースは少なくありません。

理由2：複数契約によるコスト増大と管理の複雑化

社内で複数のプロジェクトや部署が個別にBacklogを契約していませんか？ それぞれの契約が小規模であるために、本来であればより安価なプランで済むはずが、個別契約によって最適なプランを選べず、全体としてライセンス費用が分散して最適化の機会を失っているケースがあります。また、複数の契約を管理すること自体が、情シス部門にとって大きな負担となり、見えない管理コストを発生させています。

理由3：手動管理による膨大な人件費（隠れコスト）

スプレッドシートなどを使って手動でアカウントを管理している場合、その作業自体が見えないコスト（隠れコスト）になっています。誰がどのアカウントを利用しているかを確認する「棚卸し」作業には、情報の収集、更新、確認といった膨大な手間と時間がかかります。この人件費こそ、アカウント管理における3つめの大きなコストです。

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まずは基本から！Backlogの料金プランとライセンス体系

コストの最適化を始める前に、Backlogの料金プランとライセンス体系を正しく理解しておくことが重要です。ここでは、コスト管理の視点から基本的なポイントを分かりやすく解説します。

料金プランごとの違いを比較（フリー・スターター・スタンダード・プレミアム・プラチナ）

Backlogには5つのプランがあり、それぞれ利用できるユーザー数やプロジェクト数、機能が異なります。

Backlog料金テーブル（2026年2月現在）

ユーザーの種類と権限を理解する

Backlogには、役割に応じて3種類のユーザーが設定できます。

• 管理者
  Backlogの契約関連以外のすべての設定を閲覧、編集できます。チームの追加、削除、編集ができます。ユーザーの追加、編集、組織からの除外ができます。

• 一般ユーザー
  課題、Wiki、ファイル、リポジトリなどの機能を利用できます。組織のメンバーと自分が所属しているチームを参照できます。新しいチームを作成できます。

• ゲスト
  課題、Wiki、ファイル、リポジトリなどの機能を一般ユーザーと同じように利用できます。自分が所属しているチームのみを参照できます。プロジェクト管理者になることはできません。

コストパフォーマンスで選ぶ！自社に最適なプランの選び方

自社にとって最適なプランを選ぶためには、以下の項目をチェックしましょう。

• Backlogを利用する従業員は何人か？

  10名以下ならフリーまたはスターター、30名以下ならスタンダード、100名以下ならプレミアムが目安です。

• 外部の協力会社やクライアントを招待するか？

  「ゲスト」で対応できる範囲か、一般ユーザーとしての権限が必要か確認しましょう。

• 高度なセキュリティ機能（2段階認証、IPアドレス制限など）は必須か？

  セキュリティ要件が高い場合はプレミアム以上のプランを検討しましょう。

Backlogのライセンス費用を最適化する4つのアプローチ

Backlogの料金体系を理解した上で、次はいよいよコストを最適化するための具体的な考え方を見ていきましょう。取り組むべきアプローチは大きく分けて4つあります。

定期的な棚卸しで不要ライセンスを徹底的に削減する

最も直接的で効果が高いのが、利用実態のないアカウントを洗い出し、解約する「棚卸し」です。退職者や休眠ユーザーのアカウントを定期的に見直すことで、無駄なライセンス費用を確実に削減できます。まずは、この棚卸しを徹底することから始めましょう。

ユーザー権限を見直し、最適な役割を割り当てる

すべてのユーザーに一律で一般ユーザー権限を与えていませんか？ 一般ユーザーは組織のメンバーを参照したり、新しいチームを作成したりできるため、意図しない情報共有やセキュリティリスクにつながる可能性があります。業務内容を精査し、閲覧やコメントが中心のユーザーは「ゲスト」に変更できないか検討しましょう。ゲストユーザーは所属チームのみを参照可能で、プロジェクト管理者にもなれないため、セキュリティを考慮した適切な権限付与が重要です。

利用実態に合わせたプランへ定期的に見直す

企業の成長フェーズやプロジェクトの状況によって、必要なユーザー数や機能は変化します。例えば、大規模プロジェクトの完了に伴いユーザー数が減少した場合は、プランをダウングレードすることで月々の固定費を削減できます。年に1度、あるいは四半期に一度など、定期的にプランが現状に合っているか見直すことが重要です。

社内で複数の契約を1つにまとめられないか確認する

もし社内で部署ごとやプロジェクトごとにBacklogを個別に契約している場合、それらを1つの契約にまとめることで、全体としてのコスト削減や管理の効率化が期待できます。契約統合により、上位プランへの移行で割引が適用されたり、アカウント管理や請求業務が一元化されたりするメリットがあります。現在の契約状況を確認し、統合の可能性を探ってみましょう。

ライセンス費用最適化を実現する5つの実践ステップ

ここからは、Backlogのライセンス費用を最適化するための具体的なアクションプランを5つのステップで解説します。この手順に沿って進めることで、誰でも着実にコスト削減を実現できます。

ステップ1：現状把握 - すべてのアカウントとコストを可視化する

まず、「誰が」「どの権限で」Backlogを利用しているかをすべて洗い出し、一覧化します。Backlogの管理画面からユーザー一覧をエクスポートし、スプレッドシートなどで管理台帳を作成しましょう。このとき、各ユーザーの最終ログイン日も記録しておくと、次のステップがスムーズに進みます。

ステップ2：棚卸し - 不要なアカウントを特定・削除する

ステップ1で作成した管理台帳をもとに、不要なアカウントを特定します。以下の条件に当てはまるアカウントは、削除の候補となります。

• 退職済み従業員のアカウント

• 長期間（例：3ヶ月以上）ログイン履歴のない休眠アカウント

• すでに終了したプロジェクトにしか参加していないアカウント

該当するアカウントが見つかったら、本人や上長に利用状況を確認した上で、不要であれば速やかに削除または権限の停止を行いましょう。

ステップ3：権限の見直し - ゲストユーザーを有効活用する

次に、一般ユーザーとして登録されているアカウントの中に、ゲストユーザーに変更できる人がいないか検討します。とくに、以下のようなケースはゲストへの変更を検討するチャンスです。

• 外部の協力会社や業務委託メンバー

• 他部署のマネージャーなど、進捗確認がメインのユーザー

• クライアントなど、報告やフィードバックのみを行うユーザー

ステップ4：運用ルールの策定 - 入退社時のフローを確立する

不要なライセンスが今後発生しないように、アカウントの発行・削除に関する運用ルールを明確に定めます。

• 入社時
  申請フローを定め、本当に有料ライセンスが必要か上長が承認する仕組みを作る。

• 退職時
  人事部と連携し、退職日当日にアカウントを削除するフローを徹底する。

• 異動・プロジェクト終了時
  定期的に権限を見直すタイミングを設ける。

これらのルールを確立することで、アカウント管理の属人化を防ぎ、継続的なコスト最適化が可能になります。

ステップ5：定期的なモニタリングとプランの見直し

一度最適化して終わりではなく、四半期に一度など、定期的に利用状況とコストをレビューするサイクルを構築しましょう。ユーザー数の増減や利用機能の変化をチェックし、現在のプランが自社にとって最もコストパフォーマンスが高い状態かを常に確認することが重要です。

SaaS管理ツールでコスト削減を自動化

ここまでのステップを実践すればコスト削減は可能ですが、手動での管理には限界があります。なぜ手動管理ではうまくいかないのか、そしてツールがどのように解決してくれるのかを解説します。

スプレッドシート管理でコスト削減が進まない理由

スプレッドシートによる手動管理は、一見手軽ですが多くの問題を抱えています。更新漏れや入力ミスが発生しやすく、常に情報が最新の状態に保たれているとは限りません。また、各SaaSの管理画面にログインして利用状況を確認する作業は非常に手間がかかり、結果として棚卸しが形骸化してしまうことがコスト削減の進まない大きな原因です。

SaaS管理ツールならここまでできる！コスト最適化の自動化

SaaS管理ツールを導入すると、これまで手動で行っていた面倒な作業を自動化できます。

• 社内の全SaaSアカウント情報を自動で収集・可視化

• 最終ログイン日などから、利用されていない休眠アカウントを自動で検知

• 従業員への利用状況アンケート（棚卸し）を自動で配信・集計

• 契約更新日が近づくとアラートで通知

これらの機能により、情シス担当者の負担を大幅に削減しながら、継続的かつ効率的なコスト最適化を実現できます。

Backlogのライセンス費用最適化なら「dxeco」

手動でのアカウント管理に限界を感じているなら、SaaS管理ツール「dxeco（デクセコ）」がおすすめです。dxecoがどのようにBacklogのライセンス費用最適化に貢献できるか、具体的な機能とともにご紹介します。

【コスト可視化】Backlogを含む全SaaSの費用を一元管理

dxecoの「SaaSのコスト管理機能」を使えば、Backlogはもちろん、社内で利用しているすべてのSaaSの契約情報やコストを一元的に可視化できます。「どのツールに、どれだけの費用がかかっているのか」を正確に把握することが、コスト最適化の第一歩です。

【コスト削減】不要アカウントを自動検知し、無駄なライセンス費用を削減

dxecoの「不要アカウント検知機能」は、Backlogの最終ログイン情報などと連携し、長期間利用されていない休眠アカウントを自動でリストアップします。実際にdxecoを導入した株式会社M&Aクラウド様では、この機能を活用した棚卸しによって年間約160万円ものコスト削減に成功しています。

【工数削減】面倒な棚卸し作業をアンケートで自動化

dxecoの「アカウント棚卸機能」を活用すれば、従業員に対して「このアカウントは現在も利用していますか？」といったアンケートをシステム上から一斉に送信できます。回答結果は自動で集計されるため、管理者が一人ひとりにヒアリングする手間が不要になり、棚卸しにかかる工数を大幅に削減できます。

【最適化】退職者のアカウント削除漏れをタスク管理で防ぐ

dxecoの「タスク管理機能」は、退職手続きと連動して「Backlogのアカウント削除」といった作業を自動でToDoリスト化します。これにより、退職者のアカウント削除漏れを仕組みで防ぎ、無駄なライセンスの発生を未然に防止します。クラシル株式会社様では、この機能を活用し、退職者1名あたりの処理時間を30分から5分へ、実に80%も削減することに成功しました。

まとめ

本記事では、Backlogのライセンス費用を最適化し、コストを削減するための具体的なアプローチと実践ステップを解説しました。

アカウントの棚卸しや権限の見直しを定期的に行うことで、無駄なコストは確実に削減できます。しかし、これらの作業を手動で行うには限界があり、多くの工数がかかります。

SaaS管理ツール「dxeco」を活用すれば、Backlogを含む社内SaaSのライセンス管理を自動化し、情シス担当者の負担を軽減しながら継続的なコスト最適化を実現できます。

まずは無料の資料請求で、dxecoがどのように貴社のコスト削減に貢献できるかご確認ください。