dxecoでSaaSのコスト管理を効率化する方法 【無駄なコストを自動で可視化】

「先月よりSaaSの請求額が増えているが、どの部署で何が増えたのか分からない…」
「退職した社員のアカウントが有効なままで、無駄なライセンス費用を払い続けているかもしれない…」

多くの企業でSaaSの導入が進む一方、このようなコストに関する悩みを抱えている担当者の方は少なくありません。気づかないうちに膨らんでいくSaaSコストは、なぜ管理が難しいのでしょうか。本記事では、SaaS管理ツール「dxeco」のコスト連携機能を活用し、これらの課題を解決しながらSaaSコストを効率的に管理する方法について詳しく解説します。

SaaSコストがブラックボックス化する3つの原因

SaaSの支払い実態が不透明になる背景には、主に3つの原因が考えられます。

• 原因1：部署ごとのバラバラな導入（サイロ化）
  マーケティング、営業、開発など、各部署が業務効率化のためにそれぞれ最適なSaaSを導入するため、会社全体でどのツールにいくら支払っているのか、情報システム部門や経理部門が一元的に把握することが困難になります。

• 原因2：退職者や休職者のアカウント放置
  従業員の退職や異動、休職の際に、利用していたSaaSアカウントの削除が漏れてしまうケースです。実際には誰も使っていないにもかかわらず、ライセンス費用だけが毎月発生し続けるという無駄が生じます。

• 原因3：会社が把握していないツールの利用（シャドーIT）
  会社が公式に許可していないツールを、従業員が個人の判断で業務に利用している状態です。経費精算などで後から発覚することも多く、コスト管理の観点だけでなく、セキュリティ上の大きなリスクにもなります。

コスト管理の放置は、単なる無駄遣い以上の経営リスクにつながる

これらの課題を放置することは、単に余計な費用を支払っているという問題だけにとどまりません。不要なアカウントの存在は情報漏洩のリスクを高め、シャドーITは企業のセキュリティポリシーを脅かします。SaaSのコスト管理は、健全な経営とガバナンス体制に不可欠な要素なのです。

dxecoで実現する、スマートなSaaSコスト管理

「スプレッドシートでの手動管理はもう限界！」をdxecoが解決

これまで多くの企業では、スプレッドシートに請求書や利用部署の情報を手入力してSaaSコストを管理してきました。しかし、SaaSの数が増えるほど入力作業は煩雑になり、ヒューマンエラーも発生しやすくなります。

SaaS管理ツール「dxeco」のコスト連携機能は、こうした手作業による非効率なコスト管理からの脱却を実現します。

会計システム連携またはCSVアップロードで支払い実態を自動可視化

dxecoは、お使いの会計システムとAPI連携することで、SaaSに関する支払い情報を自動で取得し、サービスごとに集計・可視化します。また、会計システムとの連携が難しい場合でも、支払い情報を含むCSVファイルをアップロードすることで、コストとSaaSを紐づけて管理することが可能です。これにより、「いつ」「どのSaaSに」「いくら支払ったか」という実態を、手間なく正確に把握できるようになります。

導入メリット

• コスト管理にかかる工数を大幅に削減
  会計システムから自動で支払い情報を取り込むため、請求書の確認やスプレッドシートへの転記といった手作業が不要になり、担当者の業務負荷を劇的に軽減します。

• 不要なライセンス費用を特定し、具体的なコスト削減へ
  実際の支払いデータとSaaSの利用状況を突き合わせることで、「支払い続けているが、誰も使っていない」といった無駄なライセンスを正確に特定。具体的なコスト削減アクションにつなげることができます。

• シャドーITの利用実態を把握し、ガバナンスを強化
  経費精算などで支払われているシャドーITのコストも可視化されるため、会社として利用実態を把握し、セキュリティリスクの評価や利用ルールの策定など、ガバナンス強化に向けた対策を講じることが可能になります。

dxecoでSaaSの支払いコストを自動連携・管理する具体的な手順

ここからは、実際にdxecoを使って会計システムと連携し、SaaSの支払いコストを管理する手順を4つのステップで解説します。

Step 1. コスト連携画面を開く

まず、dxecoの管理画面にログインします。左サイドバーの「Settings」欄にある『コスト連携』を選択してください。

Step 2. 会計システムを選択し、認証と権限を許可する

次に、連携したい会計システムを選択してください。選択すると、各SaaSの認証画面へ遷移します。画面の案内に従って、dxecoとの連携に必要な権限を許可してください。この際、dxecoが会計システムから取得するのは、発注や経費などの取引情報のうち「日付」「金額」「備考欄」のみです。SaaSに関連しない取引情報が取り込まれることはありませんのでご安心ください。

Step 3. 連携されたコスト情報を「コスト一覧」で確認する

認証と権限の許可が完了すると、会計システムに記録されている支払い情報がdxecoに自動で取り込まれ、「コスト一覧」画面に表示されます。この画面では、どのSaaSに、いつ、いくら支払ったのかを一覧で簡単に確認することが可能です。さらに、会社で契約管理されていないSaaS（シャドーIT）で発生した費用も可視化され、表示されたコストがどの会計システムからデータを取得されたかも一目で判別できます。

Step 4. SaaSごとの詳細なコスト情報を確認する

さらに詳しい情報を知りたい場合は、「コスト一覧」画面で対象の行の『詳細』をクリックします。遷移先の画面では、そのSaaSに紐づくコストの推移がグラフで表示されるほか、過去のコストも一覧で確認できます。

さらに便利に使うコツ

dxecoの「不要アカウント検知機能」と組み合わせることで、コスト管理をさらに効率化できます。この機能を使えば、「過去利用履歴があるか、直近◯日間はログインされていない」といった無駄なライセンスをシステムが自動で検知します。これにより、コスト削減の対象をピンポイントで特定し、即座に解約などのアクションにつなげることが可能です。

活用事例：コスト連携で年間160万円のコスト削減を実現

【株式会社M&Aクラウド様の事例】
dxecoの棚卸し機能とコスト連携機能の情報を掛け合わせることで、これまで把握しきれていなかった不要なアカウントや過剰なライセンスプランを洗い出し、整理・最適化を行いました。その結果、年間で約160万円ものSaaSコスト削減に成功されました。

よくある質問（Q&A）

Q1. どの会計システムと連携できますか？

A1. freeeや勘定奉行クラウドなど、主要な会計システムに対応しています。最新の対応状況についてはお気軽にお問い合わせください。

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Q2. 会計システムのすべてのデータがdxecoに連携されてしまうのでしょうか？セキュリティが心配です。

A2. ご安心ください。dxecoが会計システムから取得・保存するデータは「発生日」「金額」「メモ（備考欄など）」の3点のみです。SaaSに関係のない取引情報が取り込まれることはなく、セキュリティにも配慮した設計となっています。

Q3. CSVファイルを使って手動でコスト情報をアップロードすることもできますか？

A3. はい、可能です。支払い情報を含むCSVファイルをアップロードすることで、API連携に対応していない会計システムをご利用の場合でも、コスト情報をdxecoで一元管理できます。

まとめ

本記事では、dxecoのコスト連携機能を使って、煩雑になりがちなSaaSのコスト管理を自動化・効率化する具体的な手順と活用法を解説しました。

dxecoを活用すれば、これまで見えにくかった無駄なSaaSコストを支払いデータに基づいて正確に把握し、具体的な削減アクションへとつなげることができます。スプレッドシートなど手作業での管理に限界を感じている情報システム部門や経営企画部門の方は、ぜひdxecoによるスマートなSaaSコスト管理をご検討ください。