dxecoのタスク管理機能でSaaS管理の抜け漏れを防ぐ方法｜退職時の処理を例に解説

「ひとり情シス」や兼任でIT管理を担当されている方にとって、増え続けるSaaSの管理は頭の痛い問題ではないでしょうか。便利である一方、管理が追いつかず、気づけば「誰が、どのSaaSを、いつから使っているのかわからない」という状態に陥りがちです。

この記事では、そんなSaaS管理の課題を解決する「dxecoのタスク管理機能」に焦点を当て、その具体的な活用方法と、いかにして属人化・非効率なExcel管理から脱却し、安全かつ効率的なSaaS管理を仕組み化できるかを解説します。 読み終える頃には、情報漏洩リスクの低減、無駄なコストの削減、そして管理工数の大幅な削減を実現するための具体的な一歩を踏み出せるはずです。

まずは、多くの企業が直面しているSaaS管理の具体的な課題を見ていきましょう。

SaaS管理における“あるある”な課題

課題1：Excel台帳での手動管理の限界

多くの企業でいまだに行われているのが、Excelやスプレッドシートによる管理台帳です。しかし、手動での管理には限界があります。

• 更新の手間と時間
  入社、退職、部署異動のたびに、関連する複数のExcelファイルを探し出し、一つひとつ手作業で更新するのは非常に手間がかかります。

• 更新漏れと情報の陳腐化
  多忙な業務のなかで更新作業を忘れてしまうと、台帳の情報と実際の利用状況がどんどん乖離していきます。その結果、いざという時に台帳が役に立たないという事態を招きます。

課題2：退職者アカウントの削除漏れという恐怖

手動管理でとくに怖いのが、退職した従業員のアカウント削除漏れです。これは単なる管理ミスでは済まされない、深刻なリスクをはらんでいます。

• 情報漏洩・不正アクセスのリスク
  削除されずに残ったアカウントは、悪意のある第三者による不正アクセスの温床となり、重大な情報漏洩につながるおそれがあります。これは会社の信用を揺るがすだけでなく、IT担当者の責任問題に発展しかねません。

• 無駄なコストの発生
  利用されていないライセンスに費用を払い続けることは、企業のコストを圧迫する直接的な原因となります。小さな金額でも、積み重なれば大きな損失です。

課題3：SaaSとIT資産（PC・スマホ）の管理がバラバラ

SaaSのアカウント管理と、PCやスマートフォンといったIT資産の管理が、別々の台帳で行われているケースも少なくありません。この管理の分断が、さらなる非効率とミスを生み出します。

例えば、「退職者からPCはきちんと返却されたが、SaaSアカウントは有効なまま残っていた」という連携ミスは頻繁に起こりがちです。結局、棚卸しの際には2つの台帳を見比べて確認する必要があり、管理工数が倍増してしまいます。

dxecoの「タスク管理機能」でSaaS管理の仕組み化を実現

前述したような複雑でリスクの高いSaaS管理の課題は、dxecoの「タスク管理機能」を活用することで解決できます。この機能により、手動運用や属人化から脱却し、管理を「仕組み化」することが可能です。具体的には、dxecoのタスク管理機能では以下のことができます。

• メンバーの入退社や棚卸に際する業務の作業・進捗管理

• 上記業務の担当者割り当てや依頼、期限の管理

• 業務対応実績の管理

dxecoで入退社タスクを作成する具体的な手順

ここからは、実際にdxecoを使って入退社タスクを作成する手順を、代表的な課題である「退職タスク」を例に、4つのステップで具体的に解説します。

Step 1. 作成するタスクの種類を選択する

dxecoのタスクは、主に「Discover画面」「インサイト画面」「タスク一覧」の3つの画面から作成できます。例えばDiscover画面のメンバー一覧では、退職ステータスのメンバーを選択してタスクを作成できます。

「タスク作成」を押すと、タスクの種類選択が表示されます。
「入社」「退職」「異動」「休職」などのタスクの種類が表示されるので、ここでは「退職タスク」を選択しましょう。

タスクの種類を選ぶだけで、その業務で一般的に必要となる作業（タスクアクション）が自動で提案されます。例えば「退職タスク」であれば、「契約担当者変更」「アカウント削除」「IT資産返却」が標準セットとして自動的にリストアップされるため、作業内容をゼロから考える必要はありません。

Step 2. 対象メンバーと期限、担当者を設定する

次に、この一連のタスクを「誰」に対して行うのか（例：退職する鈴木さん）を、あらかじめ登録されているメンバー一覧から選択します。

その後、タスク全体の完了期限日を設定し、リストアップされた各作業（タスクアクション）に対して担当者を割り当てます。これにより、「誰が」「いつまでに」「何を」やるべきかが一目で明確になり、責任の所在がはっきりします。

Step 3. 通知設定を行い、タスクを作成する

作業の抜け漏れや遅延を防ぐために、通知設定を有効に活用しましょう。
タスクの担当者への設定通知や、期限前のリマインドといったオプションにチェックを入れるだけで、関係者への依頼やリマインド連絡を自動化できます。

必要な設定が完了したら、最後に「作成」ボタンをクリックします。これだけで、関係者への依頼を含んだ、抜け漏れのない退職業務のToDoリストが完成です。

Step 4. タスクの進捗状況を確認する（ステータスの自動更新）

作成されたタスクは、一覧画面でリアルタイムに進捗状況を確認できます。
dxecoのタスク管理における最大の特徴は、台帳データと連携してステータスが自動で更新される点です。

例えば、担当者がdxecoの台帳上で対象従業員のアカウントを削除すると、関連するタスクアクションのステータスは、手動で変更しなくても自動的に「完了」に切り替わります。

自動完了の条件例

• アカウント削除
  指定の契約のアカウント台帳から指定のアカウントが削除されると自動で完了。

• IT資産返却
  指定のIT資産の利用者が対象のメンバーではなくなると自動で完了。

これにより、担当者は進捗報告の手間から解放され、管理者は常に正確な状況を把握できます。

【応用編】よく使うタスクはテンプレート化しよう（タスクプリセット機能）

部署や役職ごと、あるいは雇用形態ごとに毎回同じようなタスクを作成する場合、その設定内容を「タスクプリセット（テンプレート）」として保存しておくと非常に便利です。

タスク作成画面で一通りの設定が完了した状態で「プリセットとして保存」ボタンを押すだけ。次回からはそのプリセットを選択するだけで、設定内容をワンクリックで呼び出せるようになり、タスク作成の手間をさらに削減できます。

活用事例：dxecoでSaaS管理を効率化した事例

dxecoを導入した企業が、実際にどのような成果を上げているのか、具体的な事例をご紹介します。

クラシル株式会社様

• 課題
  手作業によるアカウント削除業務が非効率で、抜け漏れのリスクがあった。

• 効果
  dxecoのタスク管理機能を活用し、退職者1名あたりの処理時間を30分から5分に短縮（80%削減）。セキュアで効率的な管理体制を構築。

株式会社M&Aクラウド様

• 課題
  アカウントの棚卸しに膨大な時間がかかり、不要なライセンスコストが発生していた。

• 効果
  棚卸し機能とタスク管理を連携させ、不要アカウントを的確に整理。年間約160万円のコスト削減を実現。

よくある質問（Q&A）

Q1. PCやスマホなどのIT資産も一緒に管理できますか？

A1. はい、dxecoの大きな特長です。SaaSアカウントとPCやスマホなどのIT資産を紐づけて一元管理できるため、「PCは返却したがアカウントは削除し忘れた」といったミスを根本から防ぎます。

Q2. ひとり情シスで、導入や運用ができるか不安です。

A2. ご安心ください。dxecoでは初期設定の代行や、アカウント発行・削除といった定常業務を代行するBPO（運用代行）サービスも提供しています。お客様の状況に合わせて、二人目の情シス担当者のように伴走支援しますので、リソース不足に悩む企業様でも安心してご利用いただけます。

Q3. 既存のExcel台帳からのデータ移行は大変ですか？

A3. CSVインポート機能をご用意しており、既存の台帳からスムーズにデータを移行することが可能です。もちろん、専門スタッフによる移行サポートも行っていますので、お気軽にご相談ください。

Q4. 社員が勝手に使っているSaaS（シャドーIT）も管理対象にできますか？

A4. はい、dxecoのシャドーIT検知機能で、管理外のSaaS利用を可視化できます。検知したSaaSを正式に管理対象に追加し、適切なアカウント管理を行うことで、セキュリティリスクを低減させることが可能です。

まとめ

本記事では、多くのIT担当者が抱えるSaaS管理の課題と、それをdxecoのタスク管理機能で「仕組み化」し、解決する具体的な手順を解説しました。

• Excelでの手動管理、退職者アカウントの削除漏れ、SaaSとIT資産の二重管理といった課題は、業務の属人化と深刻なリスクにつながります。

• dxecoのタスク管理機能を使えば、入退社業務を抜け漏れなくToDoリスト化できます。

• 台帳と連携した「ステータスの自動更新」により、管理工数を大幅に削減し、手作業によるミスや確認の手間から解放されます。

dxecoは単なる管理ツールではありません。日々の煩雑な業務に追われるIT担当者の負担を軽減し、より戦略的なコア業務に集中できる環境を作る「デジタルの相棒」です。

Excelでの管理に限界を感じている方、SaaS管理の非効率・属人化から脱却したい方は、ぜひ一度、資料請求や無料トライアルでその効果を体験してみてください。