dxecoでIT資産を管理する方法 | Excel台帳からの移行と棚卸し効率化ガイド

「PCの在庫、SaaSアカウント、リース契約…Excelでのバラバラ管理に限界を感じていませんか？情報システム担当者、特に「ひとり情シス」の場合は、手動でのIT資産管理は業務を圧迫し、セキュリティやコストのリスクを高める原因となっています。
この記事では、煩雑なIT資産管理の課題を解決する具体的なツール「dxeco」とその使い方をステップバイステップで解説します。本記事を読めば、管理業務の効率化と「抜け漏れの恐怖」から解放され、コスト削減やセキュリティ強化といった戦略的な業務に集中できるようになるでしょう。

IT資産管理の重要性とExcel管理の限界

IT資産管理は、もはや単なる「備品管理」ではありません。企業の成長と安全を守るための重要な経営課題です。しかし、多くの企業でいまだに使われているExcelでの管理方法には、深刻な限界が訪れています。

IT資産管理の目的と対象範囲

IT資産管理とは、企業が保有するITに関連するすべての資産を正確に把握し、そのライフサイクル全体（取得、利用、廃棄）を最適化するための活動です。その目的は大きく分けて3つあります。

• コストの最適化
  使われていないPCやライセンスを把握し、無駄な購入や契約更新を防ぎます。

• セキュリティの強化
  管理されていないデバイスや退職者のアカウントなど、情報漏洩の原因となるリスクを排除します。

• コンプライアンスの遵守
  ソフトウェアライセンスの規約を守り、不正利用による罰金などのリスクを回避します。

管理の対象となる資産は多岐にわたります。

管理漏れが引き起こす3つの経営リスク

IT資産の管理を少しでもおろそかにすると、それは単なる「管理ミス」では済まされず、経営を揺るがしかねない重大なリスクにつながるおそれがあります。

セキュリティリスク（情報漏洩）

最も深刻なリスクが情報漏洩です。例えば、退職した従業員のアカウントが削除されずに残っていると、悪意のある第三者による不正アクセスの温床となり、機密情報が外部に流出する危険性があります。また、会社が把握していないデバイス（シャドーIT）が社内ネットワークに接続されることも、ウイルス感染などの入り口になりえます。

コンプライアンス違反（ライセンス違反）

ソフトウェアのライセンス数を正確に把握していないと、知らず知らずのうちに契約数を超えて利用してしまう「ライセンス違反」を犯すリスクがあります。これが発覚した場合、メーカーから高額な損害賠償を請求されるリスクがあります。

コストの無駄遣い（幽霊アカウント）

「誰が使っているかわからないけれど、念のため契約を更新している」そんなSaaSアカウントはありませんか？利用実態のないまま放置された「幽霊アカウント」や、ほとんど使われていない高額なツールに毎月コストを払い続けることは、企業の利益を圧迫する大きな無駄遣いです。

なぜExcel管理では限界なのか？【情シスあるある】

多くの情シス担当者が「Excelでの管理はもう限界だ」と感じています。そこには、共通するいくつかの理由があります。

手動更新による手間とヒューマンエラー

入退社やPCの入れ替えがあるたびに、手作業で台帳を更新するのは非常に手間がかかります。また、手作業である以上、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを完全になくすことは不可能です。

リアルタイム性に欠け、実態と台帳が乖離

Excel台帳は、更新した瞬間に情報が古くなっていきます。そのため、いざという時に台帳を見ても「本当にこの情報は正しいのか？」と疑心暗鬼になり、結局は現物や本人に確認する二度手間が発生します。

属人化しやすく、担当者不在時に機能不全に陥る

台帳の管理方法が特定の担当者の頭の中にしかなく、その人が休んだり退職したりすると、誰もIT資産の状況を把握できなくなる「属人化」は深刻な問題です。これでは、急なトラブル対応や監査の際に、業務が完全にストップしてしまいます。

dxecoでIT資産管理を行う具体的な手順

Excel管理の限界を乗り越えるためには、ツールの活用が最善です。ここでは、SaaS・IT資産管理ツール「dxeco」を使って、煩雑な管理業務を効率化する具体的な使い方を3つのステップで解説します。

STEP1：IT資産管理マスタを作成する

dxecoでIT資産管理を始める前に、まずは管理するIT資産の種類や項目を定義する「IT資産管理マスタ」を作成します。これにより、どのような情報を管理したいのかを明確にし、後のデータ移行や運用をスムーズに進めることができます。

dxecoの『左メニュー内「Settings」』→『IT資産マスタ管理』を選択します。

「＋追加」ボタンを押して、IT資産マスタに関する情報を入力します。「PC」「スマートフォン」「ソフトウェアライセンス」といったIT資産マスタ名や、「OS」「管理番号」など任意の項目を設定できます。

dxecoのIT資産管理マスタは、管理項目を自由にカスタマイズできます。「資産管理番号」「購入日」といった基本的な項目はもちろん、「リース満了日」「保守契約先」「保管場所」など、自社の運用ルールに合わせた独自の項目を追加し、必要な情報をすべて集約できます。

保存ボタンを押すとIT資産マスタに登録されます。

STEP2：定義したマスタに合わせてIT資産を登録する

STEP1で作ったマスタに合わせて、自社で保有するIT資産を登録します。ここでは個別に追加する方法と、CSVでの追加方法を説明します。

個別に追加する場合

『Discoverメニューから任意のIT資産（例: PC）』を選択します。

「＋追加」ボタンを押下し、必要な項目を入力して「追加」を選択します。

追加するとIT資産一覧に表示されます。

CSVインポートで追加する場合

一度に複数登録したい場合は、CSVからのインポートがおすすめです。一つひとつ手入力する手間なく、短時間でツールへの移行を完了させることが可能です。これまでExcelでがんばって管理してきた情報も無駄にせず、dxecoへスムーズに移行できます。

追加したいIT資産の管理画面で「CSVインポート」を選択します。

画面の指示に従って、CSVをアップロードし、CSVとマスタ項目の照合を行います。『列名から推測して列を自動選択』を使うと、推測可能な場合は自動で選択されます。

PCやスマホに従業員情報を紐づけて「誰が何を使っているか」を可視化

IT資産管理で最も重要なのが、「どの資産を」「誰が」使っているかを正確に把握することです。dxecoでは、PCやスマートフォンなどの資産情報と従業員情報を簡単に紐づけることができます。これにより、退職者が出た際に返却・削除すべき資産を瞬時にリストアップでき、対応漏れを防ぎます。利用者の変更もスムーズです。

STEP3：定期的な棚卸しを効率化する

dxecoでのIT資産管理が定着したら、次はその情報を最新の状態に保つための「棚卸し」です。年に1〜2回、全従業員を巻き込んで行うこの作業は、情シス担当者にとって大きな負担ですが、dxecoを使えば劇的に効率化できます。

棚卸担当者を設定する

dxecoでは、IT資産の利用者とは別に棚卸担当者を設定できます。もちろん利用者と棚卸担当者を同じ人に設定することも可能です。棚卸しの前に、どの資産を誰へ確認するかを決めておきます。

棚卸しアンケートを作成し、対象者へ一斉に依頼

棚卸しのためのアンケートをdxeco上で簡単に作成し、対象となる従業員へ一斉に通知できます。もう、一人ひとりにメールを送って依頼する必要はありません。

グローバルメニューから「IT資産棚卸」を選択し、画面右上の「棚卸を作成」を選択します。

棚卸しの内容を入力します。期限日、対象のIT資産、通知方法などを選択します。通知方法はSlackまたはメールから選べます。

回答状況をリアルタイムで把握し、未回答者へリマインド

誰が回答済みで、誰が未回答なのか、その進捗状況をリアルタイムに確認できます。さらに、未回答者に対しては、一斉にリマインドを送ることが可能です。面倒なリマインド業務から解放されます。

ここまで、dxecoのIT資産管理機能の具体的な使い方をステップバイステップで解説してきました。
Excelでの煩雑な管理業務に比べると、dxecoの機能がどれほど業務負担を軽減し、安心感をもたらすか、具体的にイメージいただけたのではないでしょうか。

【事例】dxecoで煩雑なSaaS・IT資産管理から解放された企業の声

実際にdxecoを導入した企業では、どのような変化が起きているのでしょうか。ここでは、業務効率化、コスト削減、ガバナンス強化という3つの観点から、具体的な導入事例を紹介します。

【業務効率化】退職者処理工数を80%削減（クラシル株式会社様）

手作業で行っていたアカウント削除業務に大きな課題を抱えていました。dxeco導入後は、退職者に関連するIT資産やSaaSアカウントが一目でわかるようになり、退職者1名あたりの処理時間を30分から5分へと、実に80%も削減することに成功しました。

【コスト削減】年間160万円のライセンス費用を削減（株式会社M&Aクラウド様）

dxecoの棚卸し機能を活用し、全社で利用しているSaaSアカウントの利用実態を調査。その結果、使われていない不要なアカウントや過剰な機能を持つプランを特定し、契約を見直すことで年間約160万円ものコスト削減を実現しました。

【ガバナンス強化】ISMS審査の準備工数がゼロに（株式会社キャンサースキャン様）

ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）の更新審査のたびに、Excel台帳の整理や現物確認に膨大な時間を費やしていました。dxeco導入後は、常に最新の情報が一元管理されているため、審査官に管理画面を見せるだけで対応が完了。準備工数ゼロという劇的な変化を遂げました。

IT資産管理に関するよくある質問（Q&A）

ここでは、IT資産管理ツールの導入を検討する際によくいただく質問にお答えします。

Q. 導入や設定のサポートはありますか？

はい、ございます。とくにリソースが限られている「ひとり情シス」の方でも安心して導入・運用いただけるよう、トライアルにあたりオンボーディング支援を行っております。必要に応じて操作説明や運用相談も承ります。

Q. IT資産管理ツールを選ぶ際のポイントは何ですか？

IT資産管理ツールを選ぶ際は、以下のポイントを考慮すると良いでしょう。

・管理対象の範囲: ハードウェア、ソフトウェア、SaaSアカウントなど、自社が管理したい資産の種類を網羅しているか。
・必要な機能の有無: 棚卸し、契約管理、セキュリティ対策、ヘルプデスク連携など、業務効率化に必要な機能が備わっているか。
・操作性とUI: 担当者がストレスなく利用できる直感的な操作性や分かりやすいユーザーインターフェースか。
・サポート体制: 導入から運用まで、ベンダーのサポート体制が充実しているか。
・価格体系: 自社の規模や予算に合った料金プランが提供されているか

Q. 小規模な会社でも導入メリットはありますか？

はい、むしろ管理体制が整っていない小規模な会社にこそ、大きな導入メリットがあります。担当者が一人しかいない状況では、管理業務が属人化しやすく、その担当者が不在の際に業務が止まってしまうリスクがあります。ツールを導入することで、管理方法を標準化し、属人化を防ぎ、セキュリティレベルを大きく向上させることができます。

まとめ

本記事では、ExcelでのIT資産管理が抱える限界と、それを解決する具体的なツール「dxeco」の使い方について詳しく解説しました。
手動での台帳更新、時間のかかる棚卸し、抜け漏れの恐怖…。これらの悩みは、あなたの能力や努力不足が原因なのではなく、「やり方」そのものに限界があるのです。
「dxeco」は、あなたの煩雑なIT資産管理業務を自動化・効率化する「二人目の情シス」のような存在です。
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