dxecoでSaaS契約更新の通知を効率化する方法｜コストと工数の削減へ

SaaSの契約更新管理、こんな課題に心当たりはありませんか？

企業活動においてSaaSの利用が当たり前になる一方で、その管理に頭を悩ませている担当者の方は多いのではないでしょうか。一つひとつの契約は少額でも、積み重なると大きなコストになります。以下のような課題に、一つでも心当たりはありませんか？

• 「気づいたら契約が自動更新され、不要なコストが発生してしまった…」

• 「Excelやスプレッドシートでの管理が煩雑で、情報が古く更新が漏れがち…」

• 「どのSaaSを誰が契約したのかわからず、確認に時間がかかる」

• 「退職者のアカウントが放置され、無駄なライセンス費用を払い続けている」

• 「そもそも社内にどんなSaaSがあるのか、全体像を把握しきれていない」

これらの課題は、多くの企業が直面する「SaaS管理あるある」です。手作業での管理には限界があり、気づかぬうちに無駄なコストやセキュリティリスクを抱え込んでしまうおそれがあります。

本記事では、SaaS管理ツール「dxeco」の契約管理・アラート機能を活用し、SaaS契約の自動通知と効率的な管理方法を解説します。これにより、SaaS管理の課題を解決し、コスト削減と工数削減を同時に実現できる具体的なノウハウをお伝えします。貴社のSaaS管理最適化にぜひお役立てください。

dxecoの契約管理・アラート機能で実現する3つのメリット

SaaSの契約管理における課題を放置すると、不要なコストの増大、退職者アカウントの放置によるセキュリティリスク、そして担当者の確認作業が増えることによる業務の非効率化など、さまざまな問題につながります。

SaaS管理ツール「dxeco」は、これらの課題を解決し、効率的で安全なSaaS運用を実現します。とくに契約管理・アラート機能を活用することで、主に3つの大きなメリットが得られます。

1. コストの最適化
   利用頻度の低いSaaS契約とその更新時期にアラートを表示し、SaaSの利用実態を可視化することで、本当に必要なライセンスだけを維持できます。これにより、無駄なITコストの削減を実現します。

2. セキュリティリスクの低減
   誰がどのSaaSを契約しているのか、担当者情報が明確になります。退職者が出た際にもアカウントの削除漏れを防ぎ、情報漏洩などのセキュリティリスクを未然に防ぎます。

3. 管理業務の劇的な効率化
   Excelなどで属人化しがちな契約管理をdxecoに一元化。契約更新が近づくと自動でアラートが通知されるため、対応の抜け漏れを防げます。これにより、担当者の確認作業や問い合わせ対応の工数を大幅に削減できます。

dxecoでSaaSの契約更新を自動通知する具体的な手順

dxecoを使えば、わずか数ステップで契約情報の登録からアラート設定までを完了できます。実際の画面に沿って、具体的な手順を見ていきましょう。

Step 1. 管理したいSaaSを登録する

dxecoでは、契約しているSaaSを登録する方法が2つあります。

1つは、dxecoが提供する豊富なSaaSカタログから登録する方法です。サービス名や提供元などの基本情報が自動で入力されるため、手間なく正確に登録できます。多くのSaaSに対応しており、基本的にはこのカタログからの登録を推奨しています。

もう1つは、カタログにないSaaSや社内システムなど、任意のサービスとして登録する方法です。この場合は、サービス名、提供元、契約プランなどを手動で入力し、社内のSaaS管理台帳をdxeco上に作成していくイメージです。

ここではSaaSカタログから登録する方法を説明します。

1.契約SaaS画面で「SaaSを追加する」

Discoverの契約SaaS画面で、右上の「SaaSを追加する」をクリックします。

2.「SaaSを追加する」を選択

表示されたメニューの中から「SaaSを追加する」を選択します。

3.登録するSaaSを検索する

検索バーにキーワードを入力して、登録したいSaaSを検索します。表示された候補の中から、対象のSaaSを選択してください。

4.「追加する」をクリックする

最後に右下の「追加する」ボタンをクリックすると、選んだSaaSが登録されます。もしカタログでヒットしないSaaSがあれば、登録をリクエストすることが可能です。お気軽にリクエストをお送りください。

Step 2. SaaSの契約情報を登録する

SaaSを登録したら、次にそのSaaSの契約情報を登録します。
契約担当者や更新月など、契約管理の詳細を入力していきます。

1.対象のSaaSの詳細画面を開く

契約SaaS画面から、契約を登録したいSaaSの「詳細」をクリックします。

2.契約を追加をクリック

右上に表示される「契約を追加」ボタンをクリックします。

3.情報を登録する

表示される項目に沿って、契約情報を登録します。

この画面の「更新月の警告表示」欄で、契約更新のアラートを表示するタイミングを当月～最大12ヶ月前まで1ヶ月単位で柔軟に選択できます。

例えば、「年間契約額が大きい重要なSaaSは6ヶ月前から」「月額の軽微なツールは1ヶ月前から」といったように、契約の重要度に応じて警告のタイミングをカスタマイズ可能です。

【主な登録項目】

• 契約名：契約名を登録します

• 契約担当者：そのSaaS／サービスの契約担当をしているメンバーを登録します

• 契約ステータス：契約中 or 解約を選択します

• 契約期間：月契約、年契約など、契約期間を選択します

• 更新月：年契約の場合には、契約更新月を設定します。

• 更新月の警告：更新月の何ヶ月前から警告を表示するか選択します

• 契約形態：ライセンス数課金、アカウント数課金など、課金形態を選択します

• 金額：契約金額を登録します。年間契約の場合は年額費用を入力します

• ライセンス数：ライセンス数課金の場合、契約しているライセンス数を入力します

4.情報を登録する

最後に「追加」をクリックすると登録が完了します。

【dxeco活用術】データに基づいた契約更新/解約の判断方法

アラート通知で更新時期を把握するだけでなく、dxecoのインサイトや分析機能を活用することで、より戦略的な契約管理が可能になります。データに基づいた、賢い契約更新・解約の判断方法をご紹介します。

活用術1：利用状況を可視化し、本当に必要なSaaSか見極める

dxecoの「利用状況」画面では、「誰が」「どのSaaSを」「どのくらいの頻度で」使っているかを正確に把握できます。契約更新のアラートが来たら、まずこのデータを確認しましょう。ほとんど使われていないライセンスがあれば、それはコスト削減のチャンスです。データに基づいてプランの見直しや解約を判断することで、無駄な支出をなくすことができます。

活用術2：シャドーIT検知機能で、重複契約を発見する

会社として正式に契約しているSaaS以外に、現場の従業員が独自に利用している「シャドーIT」を発見できます。もし、現在契約中のSaaSと類似の機能を持つシャドーITが見つかれば、ツールを一本化することでコスト削減につながる可能性があります。社内のSaaS利用の全体像を把握することで、重複契約などの無駄を発見し、ITコストの最適化を図ることができます。

活用術3：不要アカウントインサイトで、放置されたアカウントを発見する

「不要アカウントインサイト」機能は、特定のSaaS契約において、一定期間利用されていないアカウントがある場合に、自動で通知を発する機能です。

この機能を活用することで、退職者のアカウントが削除されずに放置されているケースや、利用されなくなったライセンスが残り続けている状況を速やかに発見できます。不要なアカウントを特定し、削除やライセンス数の見直しを行うことで、無駄なコストを削減し、同時にセキュリティリスクの低減にもつながります。

利用時の注意点・ポイント

dxecoを最大限に活用するためには、いくつかのポイントがあります。

• 正確な情報登録が鍵
  アラート機能や警告表示の精度は、入力された契約情報、とくに契約更新日の正確性に依存します。導入時に既存の契約情報を正しく移行することが、運用を成功させるための最初の重要なステップです。

• 定期的な棚卸しの実施
  契約情報だけでなく、実際のSaaSアカウントの利用状況も定期的に棚卸しすることで、管理の精度がさらに向上します。dxecoには、アンケート形式で利用状況を確認できる「アカウント棚卸機能」も搭載されており、効率的な棚卸しをサポートします。

SaaS契約管理に関するよくある質問（Q&A）

Q. 通知はどこに届きますか？
A. dxecoの管理画面上のインサイトに表示されます。この機能により重要な見逃しを防ぎます。

Q. 過去の契約履歴も管理できますか？
A. はい、過去の契約情報も履歴として保存・管理することが可能です。また、利用を終了したツールなどは、契約SaaS一覧画面からアーカイブすることができます。

Q. 利用状況にデータが表示されないのですが…
A. いくつか原因が考えられます。①対象のSaaSが契約SaaSとして登録されていない、②利用データを収集するためのブラウザ拡張機能などが未設定、③データがまだ集計されていない（夜間に自動集計）、などが考えられます。詳細はマニュアルをご確認ください。

まとめ

本記事では、多くの企業が抱えるSaaSの契約更新管理における課題から、dxecoを活用した具体的な解決手順、さらにはデータに基づいたコスト削減のヒントまでを解説しました。

Excelやスプレッドシートでの手動管理は、手間がかかるだけでなく、更新漏れや不要コスト発生のリスクが常に伴います。dxecoを導入することで、契約更新の通知自動化はもちろん、利用実態の可視化によるコスト最適化、そして管理業務の大幅な効率化を実現できます。

「SaaS管理の属人化から脱却したい」「無駄なITコストを本気で削減したい」とお考えの情報システム部門・総務部門のご担当者様は、ぜひ一度dxecoの導入をご検討ください。