dxecoでSaaSのメンバー情報を自動連携・管理する方法【Excel管理からの卒業】

SaaSの導入が当たり前になった今、情報システムや総務部門の担当者の皆さんは、増え続ける従業員のアカウント管理に頭を悩ませていないでしょうか。便利になる一方で、メンバー管理に関する新たな課題が生まれています。

この記事では、SaaSのメンバー管理にまつわるあらゆる課題を解決する、dxecoの「メンバーマスタ連携」機能について徹底解説します。手作業による煩雑なアカウント管理から解放され、セキュリティ強化とコスト削減を同時に実現する具体的な方法と手順を、この記事で学ぶことができます。

SaaSのメンバー管理、こんな課題ありませんか？

SaaSのメンバー管理のよくある課題として、以下のような悩みが挙げられます。

• 手作業での対応が限界…
  入社や退職、部署異動があるたびに、一つひとつのSaaSでアカウントの発行や削除を手作業で行うのは本当に大変です。申請が集中すると対応が追いつかず、業務開始が遅れることもあります。

• 管理台帳の情報が信用できない…
  Excelやスプレッドシートでの管理台帳は、更新漏れや入力ミスが起こりがちです。「この情報、本当に最新だっけ？」と、常に不安がつきまといます。

• 退職者のアカウントが野放しに…
  日々の業務に追われ、退職した社員のアカウント削除をつい後回しにしていませんか？削除漏れは、不正アクセスや情報漏洩につながる重大なセキュリティリスクです。

• 棚卸し作業が一大イベントになっている…
  「誰が、どのSaaSの、どの権限のアカウントを使っているのか」を正確に把握するための棚卸し作業は、関係者へのヒアリングや確認に膨大な時間がかかり、年に一度の一大イベントになってしまっています。

これらの課題を放置することは、ライセンス費用などの無駄なコストを発生させるだけでなく、企業の信頼を揺るがすセキュリティインシデントのリスクを高め続けることにつながります。

dxecoの「メンバーマスタ連携」で実現する効率的なアカウント管理

前述のような煩雑でリスクの高いSaaSのメンバー管理課題は、dxecoの「メンバーマスタ連携」機能で解決できます。手作業による管理から脱却し、効率的で安全なアカウント管理体制を構築しましょう。

dxecoの「メンバーマスタ連携」とは？

「メンバーマスタ連携」とは、Google WorkspaceやMicrosoft 365など、社内で利用している人事情報システム（メンバーマスタ）とdxecoを連携させる機能です。この連携により、人事システム上の社員情報を正として、dxecoに登録されているメンバー情報を常に最新の状態へ自動で同期・更新できます。

導入メリット1：工数の大幅削減

人事システム側で入社や退職の処理を行えば、その情報がdxecoに自動で反映されます。これまで手作業で行っていたメンバーの新規登録や情報の更新作業が不要になり、担当者の工数を大幅に削減できます。

導入メリット2：セキュリティ強化

退職者が出た場合、人事システムの情報が同期されると、dxeco上の該当メンバーのステータスが自動で「退職」に更新されます。これにより、退職者のアカウント削除漏れをシステムで防ぎ、不正アクセスのリスクを根本から断ち切ることが可能です。

導入メリット3：正確な情報管理

人為的な入力ミスや更新漏れがなくなるため、常に最新のメンバー情報に基づいたSaaSの利用状況を可視化できます。正確なデータは、定期的なアカウント棚卸し作業の効率を飛躍的に向上させます。

dxecoでメンバーマスタを連携する具体的な手順

ここからは、実際の画面を見ながらdxecoでメンバーマスタを連携する具体的な手順を4つのステップで解説します。操作は非常にシンプルで、どなたでもかんたんに設定できます。

Step 1. メンバーマスタ連携画面へ移動する

まず、dxecoの管理画面にログインします。画面左側にあるメニューから「Settings」をクリックし、その下に表示される「メンバーマスタ連携」を選択してください。

Step 2. 連携するSaaSを選択する

「メンバーマスタ」の画面が開いたら、「メンバーマスタ連携」というタブが選択されていることを確認します。

次に、メンバー情報の元データとして連携させたいSaaS（例えば、Google WorkspaceやMicrosoft 365など）のアイコンをクリックします。

Step 3. SaaSの認証と権限を許可する

連携したいSaaSのアイコンをクリックすると、必要事項の入力画面へ移動します。画面の指示に従って入力し、dxecoがメンバー情報を取得するために必要な権限を許可（承認）してください。

Step 4. 同期設定を確認し、実行する

認証が正常に完了すると、再びdxecoの画面に戻り、連携結果の一覧が表示されます。部署情報の連携設定などを確認し、問題がなければ画面にある「今すぐ同期」ボタンをクリックします。これで連携作業は完了です。

連携したSaaSから取得されるデータは、dxeco上で以下のように適用されます。

メンバーマスタ連携をさらに活用するポイントと注意点

基本的な設定に加えて、いくつかのポイントと注意点を押さえておくことで、メンバーマスタ連携機能をさらに賢く、安全に活用できます。

ポイント1：同期によるメンバー情報の更新ルールを理解する

この連携機能で最も重要なポイントは、dxeco上にすでに登録されているメンバー情報が勝手に「削除」されることはない、という点です。同期によって行われる処理は以下の2種類のみです。

• 追加
  連携先のSaaSには存在するが、dxecoには未登録のメンバーを新しく追加します。

• ステータス変更
  連携先のSaaSに存在しない（削除された）メンバーがいる場合、dxeco上の該当メンバーのステータスを自動で「退職」に更新します。

このルールにより、誤ってdxeco上の大切な管理情報が消えてしまう心配はありません。

ポイント2：複数のメンバーマスタを連携する場合の挙動

dxecoでは、複数のSaaSをメンバーマスタとして連携させることが可能です。例えば、正社員の情報はGoogle Workspaceから、業務委託メンバーの情報は別のシステムから、といった運用ができます。

複数のマスタを連携した場合、もし同じメンバーの情報が重複していた際は、連携設定画面の下側にあるSaaSの情報が優先され、上書きされるルールになっています。優先順位を意識して設定を行いましょう。

ポイント3：部署情報の自動同期設定

連携するSaaSのうち、どれか1つを「部署連携」の対象として設定することで、そのSaaSの組織構造（部署情報）をdxecoに自動で同期させることができます。これにより、組織変更があった際も手作業での部署情報更新が不要になります。

ただし、部署連携の対象として設定できるSaaSは1つだけですのでご注意ください。

よくある質問（Q&A）

Q1. 連携すると、dxecoに登録済みのメンバー情報が消えてしまうことはありますか？

A1.いいえ、ありません。メンバーマスタ連携によってdxeco上のメンバー情報が削除されることはありません。操作は、新しいメンバーの「追加」または、連携先に存在しなくなったメンバーのステータスを「退職」などに「更新」する処理のみです。

Q2. 業務委託やアルバイトなど、正社員以外のメンバーも管理できますか？

A2.はい、可能です。dxecoでは「外部」や「管理外」といったステータスも用意されており、雇用形態に合わせて柔軟にメンバーを管理できます。また、カスタムフィールド機能を使えば、独自の管理項目を追加することも可能です。

Q3. 複数の人事システム（メンバーマスタ）と連携できますか？

A3.はい、可能です。複数のSaaSをメンバーマスタとして連携できます。その場合、両方のSaaSから取得したメンバー情報がマージされてdxecoに登録されます。

Q4. 連携先のSaaSでアカウントが無効化された場合、dxecoでも自動で「退職」扱いになりますか？

A4.はい、なります。連携先のSaaSにアカウントが存在しない、または無効化されている場合、dxeco上の該当メンバーのステータスは自動的に「退職」に更新され、アカウント削除などのタスク管理につなげることができます。

まとめ

本記事では、多くの企業が抱えるSaaSのメンバー管理における課題と、それを解決するdxecoの「メンバーマスタ連携」機能について解説しました。

• SaaS管理の課題
  手作業による工数の増大、管理台帳の形骸化、そして退職者アカウントの削除漏れによるセキュリティリスク。

• dxecoによる解決策
  「メンバーマスタ連携」機能を使えば、人事システムの情報を正としてメンバー情報を完全に自動同期できます。

これにより、工数の大幅な削減、セキュリティの強化、そして常に正確な情報管理を実現します。

Excelやスプレッドシートを使った、非効率でリスクの高い手作業の管理はもう終わりにしませんか？dxecoでSaaSのメンバー管理を自動化し、より戦略的な情報システム業務に時間を使っていきましょう。

ご興味をお持ちいただけましたら、ぜひお気軽に資料請求や無料トライアルにお申し込みください。