dxecoでシャドーITを見つける具体的な方法と対策【知らぬ間に情報漏洩？】

従業員が知らないうちに導入しているSaaS（シャドーIT）が、情報漏洩やコスト増大のリスクを高めていることをご存知でしょうか？本記事では、多くの企業が直面するこの見えない脅威をSaaS管理ツール「dxeco」でいかに見つけ出し、具体的な対策を講じるか、その方法を徹底解説します。この記事を読むことで、シャドーITによるリスクを最小限に抑え、セキュリティとガバナンスを強化しながら、安心してDXを推進できる道筋を見つけられるでしょう。

「うちの会社は大丈夫」が危ない！シャドーITが引き起こす深刻な課題

「従業員がどんなツールを、どのように使っているか把握しきれない…」多くの情報システム担当者が、このような悩みを抱えています。業務効率化のため、あるいは部署ごとの判断で、会社が許可していないSaaS（クラウドサービス）がいつの間にか導入されているケースは少なくありません。これが、いわゆる「シャドーIT」です。

便利さの裏で、シャドーITは単なる「黙認」では済まされない、深刻な経営課題を潜ませています。具体的には、主に以下の3つのリスクが挙げられます。

1. セキュリティリスク
   退職した従業員のアカウントが放置され、不正アクセスの温床になったり、会社のセキュリティポリシーを満たさないツールから機密情報が漏洩したりするおそれがあります。

2. コストの無駄遣い
   各部門が似たような機能を持つSaaSを個別に契約し、ライセンス費用が二重、三重にかかっているケースです。全社的な視点で見れば、大きなコストの無駄遣いにつながります。

3. ガバナンス・コンプライアンス違反
   企業のセキュリティ基準に準拠しないツールが利用されることで、ISMSなどの情報セキュリティ認証の維持に悪影響を及ぼす可能性があります。

これらの課題は、企業の信頼性や競争力に直接的なダメージを与えるおそれがあるため、早期の対策が不可欠です。

dxecoの「シャドーIT検知機能」で実現する、攻めのセキュリティ管理

シャドーIT対策と聞くと、「すべてを禁止する」といった厳しい管理を想像するかもしれません。しかし、dxecoが提案するのは、一方的な禁止ではなく、利用実態を正確に把握することから始める「攻めのセキュリティ管理」です。

dxecoを導入することで、これまで見えなかったシャドーITを可視化し、「リスクのあるツールは利用を制限し、有益なツールは全社導入を検討する」といった、データに基づいた戦略的な判断が可能になります。

• 網羅的な可視化
  誰が、いつ、どのSaaSを利用しているかを自動で検知し、ダッシュボード上で一覧表示します。

• 利用頻度まで把握
  dxeco独自の指標「デクセコ指数」により、一時的に試しただけなのか、それとも業務に深く定着しているのかまで、利用の度合いを客観的に判断できます。

• 管理工数の削減
  従業員へのアンケートやヒアリングといった手作業では不可能な、継続的かつ正確な利用実態の把握を、手間をかけずに実現します。

dxecoでシャドーITを検知・分析する具体的な仕組み

では、dxecoは具体的にどのような仕組みでシャドーITを見つけ出し、分析につなげるのでしょうか。ここでは、その具体的な方法を4つのステップに分けて解説します。

Step 1. Chrome拡張機能で、SaaSの利用状況を自動で取得

dxecoによるシャドーIT検知の第一歩は、従業員のPCにインストールされたChrome拡張機能から始まります。この拡張機能が「どのメンバーが、どのSaaSに、いつアクセスしたか」というデータをバックグラウンドで自動的に収集します。

従業員が手動で利用状況を報告したり、管理者が入力したりする必要は一切ありません。そのため、管理者の負担を増やすことなく、常にリアルタイムで正確な利用実態を把握することが可能です。設定についての詳細はこちらの記事をご覧ください。

Step 2. 「シャドーIT一覧」で、未許可のSaaSをリストアップ

Chrome拡張機能によって収集されたデータは、dxecoの管理画面に集約されます。管理画面を開くと、会社として利用を許可していないSaaSが「シャドーIT」として自動で検知され、一覧で表示されます。色が濃いほど、そのシャドーITが盛んに使われていることを示します。

この画面を見るだけで、これまで情シス部門が把握できていなかったツールの存在を即座に特定できます。さらに、「詳細」ボタン、もしくは「メンバー」タブからどのメンバーの利用が検知されているかを確認することも可能です。どの部署で、どのようなツールが使われているのかが一目瞭然になるため、対策の第一歩をすばやく踏み出すことができます。

Step 3. 独自指標「デクセコ指数」で、ツールの利用定着度を分析

シャドーITを見つけた次に重要になるのが、「そのツールがどの程度使われているのか」を把握することです。dxecoでは、この利用定着度を客観的に評価するための独自指標「デクセコ指数」を提供しています。

デクセコ指数は、過去半年間の利用日数の平均と、直近の利用日数を比較して算出されるスコアです。例えば、日常的に使われているツールは高いスコアを維持しますが、利用頻度が下がるとスコアも顕著に低下します。この数値に基づいて、利用状況の色の濃淡が反映されます。

この指標により、「一度試しただけで使われなくなったツール」と「日常業務に不可欠となっているツール」を明確に区別でき、対応の優先順位付けを的確に行うことができます。

Step 4. CSV出力機能で、詳細な利用データを分析・報告

dxecoの管理画面で確認するだけでなく、検知したシャドーITの利用データをCSVファイルとして出力することも可能です。

出力されるCSVには、各週の「デクセコpt」が詳細な数値データとして記録されています。例えば、ある週の値が「0.1428...」となっていれば、その週に平均1日アクセスされている、という具体的な分析ができます。このデータを活用することで、経営層への報告資料を作成したり、より深い利用実態の分析を行ったりする際に役立ちます。

dxecoによるシャドーIT検知でガバナンス強化をした事例

シャドーIT対策は、「見つけて終わり」ではありません。検知した後の具体的なアクションにつなげることが重要です。実際にdxecoを活用し、ガバナンス強化に成功した株式会社識学様の事例をご紹介します。

識学様では、dxecoを導入したことで、実態に基づいたSaaSの利用状況を正確に把握できるようになりました。これにより、セキュリティリスクの高いサービスを特定し、対応の優先順位付けや社内ルールの整備をスムーズに進めることが可能になったと言います。

この事例が示すように、dxecoは単なる検知ツールではなく、企業のセキュリティ体制構築を支援するパートナーとして貢献します。

よくある質問（Q&A）

Q1. 従業員に、自分のPC利用状況が監視されていると反発されませんか？

A1. dxecoが取得するのは、あくまで業務で利用するSaaSへのアクセスログ（いつ、どのサービスを使ったか）であり、個人のプライベートな閲覧履歴やPCの操作内容そのものを監視するものではありません。導入の目的が「会社の情報資産を守り、全従業員が安全に働ける業務環境を整備するため」であることを丁寧に説明し、理解を得ることが重要です。

Q2. 検知したシャドーITに対して、dxeco上で何かアクションはできますか？

A2. dxecoは検知と可視化に特化していますが、その後の対応を管理するための「タスク管理機能」と連携させることが可能です。例えば、「検知したSaaS『〇〇』のセキュリティ評価を実施する」といったタスクを作成し、担当者を割り当てて進捗を管理することで、対応の抜け漏れを防ぎます。

Q3. 導入や設定は難しいですか？

A3. dxecoは、ITの専門知識がない方でも直感的に操作できるUI/UXを特長としています。また、リソースが不足している企業様向けに、初期設定などを代行するBPO（運用代行）サービスもご用意しております。専任の情シス担当者がいない場合でも、スムーズに導入・運用を開始できますのでご安心ください。

情シス代行サービスについて詳しくはこちらをご覧ください。

まとめ

本記事では、シャドーITが引き起こすリスクと、その具体的な見つけ方・対策について解説しました。シャドーITは、放置すれば情報漏洩やコストの無駄遣いなど、深刻な経営課題に発展するおそれがあります。有効な対策を打つためには、まず社内のSaaS利用状況を正確に把握することが不可欠です。

dxecoの「シャドーIT検知機能」と独自の分析指標「デクセコ指数」は、これまで見えなかった利用実態を効率的かつ効果的に可視化します。SaaSとIT資産の統合管理を通じて、安全で生産性の高いIT環境の実現をdxecoが力強くサポートします。まずは具体的な機能や導入事例をまとめたサービス詳細資料をぜひご覧ください。