dxecoでSaaSデスクトップアプリの利用状況を正確に把握する方法 

Slack、Zoom、Figmaなど、業務に不可欠なSaaSデスクトップアプリ。その利便性の裏で、情報システム担当者は「誰が、どのアプリを、どれくらい使っているのか」という利用実態の把握に頭を悩ませています。ブラウザ利用ログだけでは見えないデスクトップアプリの利用状況は、「使われていないライセンスへの無駄なコスト」や「管理外のアプリ利用によるシャドーITリスク」として、あなたの会社の経営を圧迫し、セキュリティを脅かす可能性があります。手作業での棚卸しは非効率で、正確な状況把握は困難を極めるのが現状ではないでしょうか。

この記事では、こうしたSaaSデスクトップアプリ管理の根深い課題を解決するSaaS管理ツール「dxeco」の「デスクトップエージェント」機能をご紹介します。エージェントの導入から設定、そして収集したデータを活用してコスト削減やセキュリティ強化を実現する具体的な方法までを詳細に解説します。

「見えないコスト」や「隠れたリスク」に終止符を打ち、効率的で安全なSaaS管理体制を構築するための第一歩を、この記事から始めてみませんか？

SaaSの「デスクトップアプリ」管理、見過ごしていませんか？情シスが抱える3つの課題

SaaSの利用はブラウザだけではありません。Slack、Zoom、Figmaなど、業務効率をあげるデスクトップアプリは日々増え続けています。しかし、その便利さの裏で、管理が追いつかず「見えないコスト」や「セキュリティリスク」が潜んでいることをご存知でしょうか？多くの情報システム担当者が直面しているSaaSのデスクトップアプリ管理のよくある課題として、以下の3つが挙げられます。

コストのブラックボックス化

「ライセンスは割り当てたものの、本当に全員がデスクトップアプリを使っているのか？」という疑問を抱いたことはありませんか。利用実態が不明なまま、使われていないアカウントに対しても無駄なライセンス費用を払い続けているケースは少なくありません。ブラウザの利用ログだけでは、デスクトップアプリの利用状況までは把握できず、コストがブラックボックス化しがちです。

シャドーITの温床化

セキュリティポリシーでブラウザからの特定サイトへのアクセスは制限できても、従業員が個人でインストールしたデスクトップアプリまでは把握が難しいのが実情です。管理者の知らないところで便利なツールが使われ、意図せず情報漏洩のリスクを抱えている状況は、シャドーITの典型的な温床と言えます。

形骸化する手作業の棚卸し

年に一度、Excel台帳とアンケートで利用状況を確認しようとしても、多忙な従業員からの返信がなかったり、回答が不正確だったりすることはないでしょうか。結局、手間と時間をかけたにもかかわらず実態がわからないままになり、棚卸し作業そのものが形骸化してしまうケースも多く見られます。

dxecoの「デスクトップエージェント」で実現する効率的なSaaS管理

前述のような課題は、dxecoの「デスクトップエージェント」機能で解決できます。dxecoはブラウザでのSaaS利用状況も収集可能ですが、見落とされがちなデスクトップアプリの利用状況も、オプションを活用することで収集できます。ブラウザでのSaaS利用状況の管理については、こちらの記事をご参照ください。

デスクトップエージェントは、各従業員のPCにインストールするだけで、どのデスクトップアプリが・いつ・どれくらい使われているかを自動で収集・可視化する機能です。これにより、情報システム担当者の負担を増やすことなく、正確なSaaS管理体制を構築できます。

メリット1：正確な利用実態に基づくコスト最適化

ブラウザ拡張機能だけではとらえることのできない、SaaSのデスクトップアプリの利用頻度まで正確に把握します。客観的なデータに基づき、本当に不要なライセンスだけを特定できるため、勘に頼らない的確なコスト削減が可能です。

メリット2：シャドーITの早期発見と対策

会社が許可していないデスクトップアプリの利用を検知し、管理画面にアラートをあげます。これにより、セキュリティリスクを未然に防ぎ、組織全体のITガバナンスを強化することができます。どの部署でどのようなツールが求められているかを把握するきっかけにもなります。

メリット3：棚卸し業務の自動化と工数削減

従業員へのヒアリングやアンケートといった手作業はもう不要です。dxecoが自動で収集した客観的なデータをもとに、効率的かつ正確なアカウント棚卸しが実現します。 これまで棚卸しにかけていた膨大な工数を、より戦略的な業務に充てることができます。

dxecoでデスクトップアプリの利用状況を把握する設定手順

ここからは、実際にdxecoデスクトップエージェントをPCにインストールし、利用状況の収集を開始するまでの具体的な手順を解説します。
※本手順は、従業員が各自でインストール・設定を行う場合を想定しています。

Step 1. ご利用のOSに合ったインストーラをダウンロードする

まず、デスクトップエージェントのインストーラをダウンロードします。ダウンロードとインストールを進める前に、以下の動作環境をご確認ください。

• 動作環境の確認

• Windows
  Windows 11（バージョン 22H2）以降

• Mac
  macOS（Sequoia, バージョン 15.3.2）以降

バージョンをご確認の上、ご利用のPCのOSに合ったインストーラは、dxecoのヘルプページからダウンロードしてください。

Step 2. インストールを実行し、起動を確認する

ダウンロードしたインストーラ（.exeまたは.pkgファイル）を実行し、画面の指示に従ってインストールを完了させます。インストールが完了すると、エージェントは自動で起動します。
PC画面右下のタスクバー（Macの場合はメニューバー）にdxecoの「dマーク」アイコンが表示されていれば、正常に起動しています。

Step 3. デスクトップアプリ検出を有効化する

次に、利用状況を収集するための初期設定を行います。

1. タスクバーの「dマーク」アイコンをクリックし、設定画面を開きます。

2. [利用状況]タブにある [デスクトップアプリ検出 有効化] ボタンを押します。

3. プライバシーポリシー・利用規約が表示されるので、内容を確認して [利用規約に同意する] ボタンを押します。

4. ご自身のメールアドレスを入力し、[認証コードを送信] を押します。届いたメールに記載の認証コードを入力して認証を完了させます。

5. [インスタンス名] を入力します。インスタンス名とは、PCを識別するための一意の名前です。PC名など、どのPCのエージェントか識別できる名称を設定してください。（例：SatoKenichi-MacbookPro）

6. 最後に [デスクトップ利用検出の有効化] を押します。

Step 4. 設定完了を確認する

[利用状況]タブの画面に「デスクトップアプリ利用検出が有効化されています」というメッセージが表示されれば、すべての設定は完了です。これ以降、デスクトップアプリの利用状況が自動でdxecoに収集されるようになります。

【ここからが本番】収集した利用状況を確認・活用する3つの方法

デスクトップエージェントの設定が完了したら、収集されたデータを活用してSaaS管理を最適化していきましょう。dxecoの管理画面で、データがどのように表示され、具体的なアクションに繋げられるのかを解説します。

活用法1. メンバーごとの利用実態を正確に把握する

dxecoのメンバー管理画面では、各従業員がどのSaaS（ブラウザ・デスクトップアプリ問わず）を「いつ最後に利用したか」を一覧で確認できます。これにより、「ライセンスを付与されているが、実際には全く使っていない従業員」を簡単かつ正確に特定できます。棚卸しの際のエビデンスとして活用することで、スムーズなライセンスの最適化が可能です。

活用法2. 「不要アカウント検知機能」でコスト削減を自動化する

dxecoの「不要アカウント検知機能」と連携させることで、管理はさらに効率化します。デスクトップエージェントが収集した「最終アクセス日時」をもとに、利用頻度が低下していたり、最終アクティブ日時から一定期間経過したアカウントをdxecoが自動で検知し、インサイトとして通知します。管理者はリストを確認し、ボタン一つで棚卸しや削除タスクの作成に進めるため、見逃しを防ぎながら継続的なコスト削減が可能です。

活用法3. 「シャドーIT検知機能」で隠れたリスクを発見する

従業員が管理者の許可なくインストールしたデスクトップアプリも、シャドーITとして検知・可視化されます。どの部署で、どのようなアプリが、どれくらいの頻度で使われているかを把握することで、セキュリティポリシーの見直しや従業員への注意喚起など、データに基づいた具体的な対策を講じることができます。

利用前の注意点

デスクトップアプリでの利用状況収集はオプション機能です。ご利用を希望される場合は、サポートチームへお問い合わせください。

よくある質問（Q&A）

Q. インストールしたのに、dxecoの管理画面にエージェント情報が表示されません。

A. インストール処理が正しく完了していないか、設定したメールアドレスやインスタンス名がdxecoに登録されている情報と異なっている可能性があります。お手数ですが、設定画面から入力情報をご確認の上、再度インストールをお試しください。

Q. 収集されるデータにはどのようなものがありますか？プライバシーは安全ですか？

A. エージェントが収集するのは「どのアプリが」「いつ使われたか」という利用ログやメールアドレス、インスタンス名など、SaaS管理に必要な情報に限定されます。ファイルの中身やキーボードの入力内容といったプライベートな情報は一切収集しません。また、通信はすべて暗号化（HTTPS）されており、セキュリティは確保されていますのでご安心ください。

Q. 全社員に手動でインストールしてもらうのは大変です。何か方法はありますか？

A. はい、可能です。Microsoft IntuneやJamf ProなどのMDM（モバイルデバイス管理）ツールをご利用の場合、全社のPCにデスクトップエージェントを一括で配布・インストールすることができます。情報システム部門で管理・展開したい場合はこちらの方法がおすすめです。

まとめ

本記事では、見過ごされがちなSaaSデスクトップアプリの管理課題と、dxecoの「デスクトップエージェント」を使った解決策・具体的な設定手順、そして収集したデータの活用方法までを解説しました。

手作業のExcel管理や形骸化したアンケート調査から脱却し、客観的なデータに基づいた効率的かつ安全なSaaS管理体制を構築しませんか？dxecoは、SaaS管理だけでなくPCやスマホなどのIT資産も一元管理できるため、「ひとり情シス」や多忙な総務担当者の頼れるパートナーとなります。まずは製品サイトをご覧いただき、dxecoの詳しい機能や導入事例をぜひご覧ください。