dxecoでSaaS・IT資産の申請フローを作成・管理する方法

「新しいSaaSツールの利用申請がメールで届き、PC周辺機器の貸与依頼はチャットで来る…。」
情報システム部門の皆さん、このように申請方法がバラバラで管理が大変だと感じていませんか？このような課題は、日々の業務を圧迫するだけでなく、セキュリティリスクにも直結する深刻な問題です。

本記事では、そんな煩雑なSaaS・IT資産の申請管理にまつわる「あるある」な課題を整理し、それらをまとめて解決する方法を具体的に解説します。SaaS・IT資産管理ツール「dxeco（デクセコ）」のカスタムフォーム機能を使えば、誰でも簡単に、抜け漏れのないスムーズな申請フローを構築し、管理工数を大幅に削減できます。

SaaS・IT資産の申請管理、こんな課題を抱えていませんか？

まず、多くの企業の情報システム部門が抱える、SaaSやIT資産の申請管理に関する共通の課題を見ていきましょう。「うちもそうだ」と当てはまるものが多いのではないでしょうか。

• 課題1：申請フォーマットがバラバラ
  メールやチャット、時には口頭での依頼など、申請の経路が統一されていないと本当に大変ですよね。「〇〇（SaaS名）を使いたいのでお願いします」という一文だけ送られてきて、利用目的や必要なライセンスプラン、利用開始希望日などを何度も聞き返すといった不毛なやり取りが発生しがちです。

• 課題2：承認プロセスが不透明
  「この申請、誰の承認が必要なんだっけ？」と迷ったり、申請が特定の人のデスクで止まってしまったりすることはありませんか。口頭で承認を得たと言われても記録が残っていなかったり、逆に承認者が不在でいつまでたってもプロセスが進まなかったり…。これでは、迅速なツール導入の妨げになってしまいます。

• 課題3：対応状況がブラックボックス化
  申請者からすると、申請した依頼が今どのような状況にあるのかわからず、不安になるものです。その結果、「あの件、どうなってますか？」という問い合わせが情シスに殺到し、その対応だけで多くの時間が奪われてしまいます。担当者しか進捗を把握していない「属人化」の状態は、業務非効率の温床です。

• 課題4：申請後の作業で抜け漏れが発生
  SaaSの利用申請一つをとっても、アカウントを発行し、権限を設定し、資産管理台帳に登録するなど、多くの付随タスクが発生します。とくに入退社時には、PCのキッティングやアカウントの棚卸し、資産の返却確認など、やるべきことが山積みです。これらをチェックリストだけで管理していると、どうしても人的なミスや対応漏れが発生してしまいます。

これらの課題を放置することは、情シス部門の業務負荷を増大させるだけでなく、不要なアカウントの放置によるコスト増や、退職者アカウントの削除漏れといった重大なセキュリティリスクにもつながります。

dxecoの「カスタムフォーム機能」で煩雑な申請業務をまるごと効率化

上記のような課題をまるごと解決するのが、SaaS・IT資産管理ツールdxecoの「カスタムフォーム機能」です。

これは単にWebフォームを作成するだけのツールではありません。SaaS管理やIT資産管理の台帳と深く連携し、申請の受付から承認、そして関連タスクの処理までを一気通貫で管理・自動化できる強力な機能です。

では、具体的にどのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

• メリット1：申請フォーマットを統一し、必要な情報を漏れなく収集
  誰でも直感的に使える入力フォームを簡単に作成できます。必須項目を設定したり、プルダウン形式で選択肢を設けたりすることで、入力ミスや情報の不足を防ぎ、手戻りをなくします。

• メリット2：承認フローをシステム化し、意思決定を迅速化
  フォームごとに承認者をあらかじめ設定しておくことで、申請があれば自動で承認依頼が通知されます。誰が承認すべきかが明確になり、承認・非承認のステータスもシステム上で管理されるため、プロセスが停滞しません。

• メリット3：申請後のタスクを自動生成し、対応の抜け漏れを防止
  「PC貸与申請が承認されたら、『PCのキッティング』と『資産管理台帳への登録』タスクを作成する」といったルールを設定できます。担当者は自動で生成されるタスクに従って作業を進めるだけでよいため、対応の抜け漏れを確実に防げます。

• メリット4：SaaS・IT資産台帳と連携し、管理を一元化
  カスタムフォームを通じて申請された内容は、そのままdxeco上のSaaS・IT資産台帳に情報が反映されます。「誰が」「いつから」「どのIT資産を」利用しているのか、常に最新の正しい状態を維持することができ、台帳更新の手間から解放されます。

dxecoでSaaS・IT資産の申請フォームを作成する手順

ここからは、dxecoで実際にカスタムフォームを作成する具体的な手順を6つのステップに分けて解説します。管理者の方向けの操作説明です。

Step 1. 新しいカスタムフォームを作成する

まず、dxecoの管理画面にログインし、サイドメニューから「カスタムフォーム」を選択します。カスタムフォーム一覧画面が表示されたら、右上にある「フォームを新規作成」ボタンをクリックして作成を開始しましょう。

Step 2. フォームの基本情報（タイプ・担当者・承認者）を設定する

次に、フォームの基本的な設定を行います。とくに「フォームタイプ」は、この後の承認フローの有無を決める重要な項目です。

• フォームタイプ: 「依頼（承認なし）」または「申請（承認あり）」を選択します。シンプルな依頼受付であれば前者、上長の承認が必要なライセンス費用が発生するものなどは後者を選びましょう。

• フォーム担当者: このフォームから投稿された内容を、実際に処理する担当者（チームまたは個人）を設定します。

• フォーム承認者: （申請フォームの場合のみ）投稿された内容を承認、または非承認する担当者（チームまたは個人）を設定します。

Step 3. 申請に必要な項目（フォーム項目）を追加する

続いて、「フォーム項目を追加」ボタンをクリックし、申請者に記入してもらいたい項目を自由に設定していきます。

例えば、「SaaS利用申請フォーム」であれば、「利用希望SaaS名」「利用目的」「希望ライセンスプラン」などの項目を作成します。テキスト入力だけでなく、日付、SaaS選択、メンバー選択など、登録したSaaS・IT資産に関するさまざまな項目を業務内容に合わせて柔軟に設定できます。

Step 4. 申請後の対応タスクを自動生成する設定を行う

ここがdxecoの便利なポイントです。このフォームが投稿（または承認）された後に、自動で作成されるタスクを設定します。これにより、担当者の作業の抜け漏れを完全に防ぎます。

「既定のタスクアクションを追加」をクリックし、「（申請されたSaaS）のアカウント作成」や「IT資産割当」といったタスクの内容と担当者をあらかじめ設定しておきましょう。

Step 5. 作成したフォームを公開し、申請受付を開始する

フォームの項目や設定がすべて完了したら、最後にフォームのステータスを「下書き」から「公開中」に変更します。この操作を行うことで、初めて従業員がこのフォームへ投稿できるようになります。

Step 6. 申請者に投稿用リンクを共有する

フォームを公開したら、一覧画面または詳細画面から投稿者用のURLを取得できます。このリンクを社内のポータルサイトやイントラネットに掲載し、従業員に申請方法を案内しましょう。これで申請受付の準備は完了です。

申請された内容を確認・処理する手順

フォームが公開され、従業員から新規申請された後の、管理者側の対応手順を解説します。

Step 1. 申請内容の詳細を確認する

新しい申請があると、設定した担当者に通知が届きます。カスタムフォームの「投稿一覧」画面を開き、確認したい申請の「詳細」をクリックすると、入力された内容や現在のステータスをすべて確認できます。

Step 2. 申請を承認または非承認する（申請フォームの場合）

フォームタイプが「申請（承認あり）」の場合、承認者は投稿詳細ダイアログから「承認」または「非承認」を選択します。ステータスを変更すると、申請者と担当者の両方に結果が通知されるため、スムーズな情報共有が可能です。

Step 3. 対応状況（進行ステータス）を更新する

承認後、担当者は実際の作業に着手します。対応の進捗に合わせて、進行ステータスを「未着手」から「対応中」、「完了」などへ変更します。このステータスを更新するだけで、申請者に進捗状況が伝わるため、「あの件どうなってますか？」という問い合わせを削減できます。
なお、あらかじめ設定しておいた関連タスクがすべて完了すると、この進行ステータスは自動で「完了」に更新されます。

従業員（申請者）側の操作手順

次に、従業員（申請者）が実際に申請を行う際の操作手順を見てみましょう。非常にシンプルで簡単なことがわかります。

Step 1. 申請フォーム一覧から目的のフォームを選択して投稿する

管理者から共有されたリンクにアクセスすると、投稿可能なフォームの一覧が表示されます。目的のフォーム（例：「SaaS新規利用申請」）を選択し、必要事項を入力して「投稿」ボタンをクリックするだけです。迷うことなく、誰でも簡単に申請を完了できます。

Step 2. 自身の申請状況を確認・取り下げる

投稿後は、「投稿済み」の一覧から自分の申請が今どのようなステータス（承認待ち、対応中、完了など）にあるのかをいつでも確認できます。自分の依頼がどこで止まっているのかが一目瞭然なので、安心して待つことができます。また、承認前であれば、申請者自身で投稿を取り下げることも可能です。

利用前に確認したいポイント・注意点

dxecoのカスタムフォーム機能をより効果的に活用するために、利用を開始する前に確認しておきたい3つのポイントと注意点をご紹介します。

• ポイント1：フォームタイプ（依頼/申請）の使い分け
  承認が不要なPC周辺機器（マウスやキーボードなど）の貸与依頼は「依頼」フォーム、ライセンス費用が発生し上長の承認が必要なSaaSの利用は「申請」フォーム、といったように業務フローに合わせてタイプを使い分けることで、より業務を最適化できます。

• ポイント2：投稿権限の付与が必要
  従業員がフォームを投稿するためには、管理者が事前にメンバー管理画面で、対象の従業員に対して「フォーム投稿可能」の権限を有効にする必要があります。せっかくフォームを作成しても、この設定が漏れていると従業員が利用できないため、忘れずに設定しましょう。

• ポイント3：通知設定の確認
  申請時やステータス変更時に、誰に、どのタイミングで通知が飛ぶのかを事前に確認しておくことが重要です。意図しない相手に通知が飛んだり、逆に必要な通知が届かなかったりすることを防ぐため、環境設定画面から自社の運用に合った通知設定を行いましょう。

よくある質問（Q&A）

最後に、カスタムフォーム機能に関してよく寄せられる質問とその回答をまとめました。

Q1. 申請があった場合、担当者にはどのように通知されますか？

A1. フォームへの新規投稿時、承認・非承認の選択時、および進行ステータスが完了になった際に、フォームに設定された担当者、承認者、そして投稿者本人へメールなどで通知が届きます。

Q2. 過去の申請履歴は検索・閲覧できますか？

A3. はい、投稿一覧画面からキーワードやステータスで過去の申請を絞り込み検索し、閲覧することが可能です。これにより、過去の対応履歴をすぐに確認でき、監査対応などもスムーズに行えます。

まとめ

本記事では、dxecoのカスタムフォーム機能を使って、煩雑になりがちなSaaS・IT資産の申請フローを劇的に効率化する手順とポイントを解説しました。

メールやスプレッドシートによる属人的な管理から脱却し、申請から承認、その後のタスク処理までを一気通貫でシステム化することで、情報システム部門の工数を大幅に削減し、本来注力すべきコア業務に集中できる環境を整えます。同時に、申請・承認の記録がすべてシステム上に残るため、セキュリティガバナンスの強化にも直接つながります。

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