検討のきっかけ・背景を教えてください

SaaS管理ツールの検討を始めたきっかけは、情報システム部門でSaaSのアカウントやITデバイスを管理できていなかったことでした。検討を始めた当時はスプレッドシートの管理台帳に各従業員が記入していく方式をとっており、記入の抜け漏れが発生していました。加えて、アカウント台帳やITデバイスの管理台帳のデータが社内でバラバラに管理されていたので、データベースとしての機能も果たせていませんでした。さらには、スプレッドシートを利用していたので、職人技での管理になってしまっており属人化していることも課題でした。このまま放置すればするほど、問題の解消のためのコストが増えていくと感じ、SaaS管理ツールの検討を始めました。

その他にも、ISMSの審査準備の負担がありました。スプレッドシートでの台帳管理がずさんだったため、ISMSの更新審査のたびに時間をかけて準備をすることが作業的にも心理的にも負担でした。

当時、一度別のSaaS管理ツールを導入し、これらの課題はある程度解消しました。ただ、しばらく利用しているうちに、情シス部門の実際の業務にツールを使った運用が合わないことが課題になり、新たに別のSaaS管理ツールを探し始めたのがデクセコを検討したきっかけです。当時利用していたSaaS管理ツールは業務に合わせた運用の自由度が低く、一部のインハウスで行ったほうが効率がいい業務も、ツールを活用するためにアウトソースしなければいけなかったなどアンマッチな部分がありました。全てをツールで自動化するのではなく、自動化する業務とツールの外で行う業務のバランスを柔軟に調整できる管理ツールを探していました。

デクセコを選んだ理由を教えてください

選定理由は3つあります。

1つ目は、UIが分かりやすかったことです。とくに従業員のアカウントの一覧表示が従業員ごと x ツールごとのマトリクス形式でしたので、スプレッドシートでの管理と同様にイメージでき、違和感なく移行できると判断できました。

2つ目は、PCやスマホなどのIT資産のデータベースとして活用できる点です。デクセコのIT資産管理機能では、PC・スマホ・タブレットのように管理が必要なデバイスの種類や管理したい独自の項目も自由に追加や編集できます。そのため、デクセコ上で管理できないデバイスがなくなりました。SaaSのアカウントだけでなく、ITデバイスも一元管理できると感じました。

3つ目は、SaaS管理の運用を押し付けられない点です。以前利用していたSaaS管理ツールでは、ツールに合わせた業務フローにするしかありませんでした。デクセコでは実際の業務に合わせた運用ができるので、無駄な工数やストレスのかからない自由度の高い管理を実現できました。
また、APIが公開されているので、デクセコのデータを自社ツールへ連携するなど、ある程度柔軟性を持った、ツールにとらわれない管理を実現できる点にも魅力を感じました。

デクセコを導入して、実現できたことや感じている効果があれば教えてください。

感じている効果は2つあります。

1つ目は、ISMSやプライバシーマークの審査対応が効率化されたことです。今までは審査対応のたびにスプレッドシートの管理台帳を更新しなければいけなかったことに加え、漏れがあるかもしれないという心理的なストレスもありましたが、デクセコを導入したことで解消されました。SaaSに関するアカウント情報が自動で更新されるので、審査のたびに準備をする必要がなくなりました。審査の過程で、アカウント一覧画面、契約SaaS一覧画面、アラート画面を審査員に直接見せることで審査を通過できるようになりました。アカウント一覧画面ではSaaSのアカウント所有者の管理、契約SaaS一覧画面では社内で利用しているSaaSの管理、アラート画面では退職者など不要なアカウントの管理ができていることをそれぞれ示すことができます。

2つ目は、PCの故障など緊急時の対応をシームレスに行えるようになりました。
以前はPCのキッティング作業などをアウトソースしていた影響で、急ぎで対応したい場合も1-2営業日待たなければいけないこともありました。デクセコを導入したことで、デクセコに任せるところは任せる、社内で行うことは社内で行うとバランスがとれた運用ができるようになりました。そのため、PCの故障など緊急時にもシームレスに素早く対応ができるようになりました。

今後のデクセコに期待していることは何ですか？

今後活用していきたいのが、ライセンスとアカウントの精査です。それぞれのSaaSでメンバーごとに利用頻度を確認して、不要なアカウントの棚卸ができたらと考えています。また、カスタム連携機能を活用して、社内からしかアクセスできないシステムに関してもアカウントに関する情報取得を自動化し、管理業務の効率化を促進できればと思っています。

期待していることは、デバイス管理機能の充実です。社内で一時的に貸し出しているデバイスの管理ができる機能があれば今よりも便利になるなと感じています。例えば、貸出期限を過ぎているデバイスがアラートで通知されるなどの期日の管理などができるとより活用できるなと感じています。（※インタビュー後、この機能はリリースされました）