SaaS管理ツールを検討しはじめたきっかけを教えてください

SaaS管理ツールの導入を検討しはじめたきっかけは2つありました。

1つ目はPCなどのITデバイスの管理です。当時はPCなどの端末や備品を新しく購入した場合、各従業員が自分で管理用のスプレッドシートに記入する方法を取っていましたが、シリアル番号や購入金額、使用用途など管理する上で必要な情報の記入が漏れてしまうことありました。また、デバイスごとにスプレッドシートが分かれていたため、管理に課題がありました。

2つ目は社員の入退社にともなうPCの手配やSaaSのアカウントの発行・削除の作業です。情シス部門のアルバイトに作業を依頼していたのですが、IT資産情報が一元管理されていなかったため、誤って別のファイルを更新するミスが発生していました。

こうした背景から、ITデバイスとSaaSアカウントを同時に管理できるSaaS管理ツールの導入を検討しました。

最初に導入したツールでは、入退社タスクの進捗や資産情報の確認のたびに管理画面を開く手間が発生し、業務に時間がかかっていました。私はエンジニア業務と情シス業務を兼任していたため、アルバイトのタスク確認に多くの時間を割くことが難しく、Slackと相性の良いツールを求めるようになりました。

デクセコを選んだ理由を教えてください

デクセコを選んだ理由の1つ目は、APIが公開されていることです。弊社は本業でシステム開発を行っており、APIがあれば、他のシステムとの連携を社内で実現できると考えました。特にSlackを中心に業務を行っているため、Slackからデクセコの情報にアクセスできる仕組みを構築したいと考えていました。実際にデクセコのトライアル時からSlackと連携し、Slack上でPCの管理番号を入力すると、デクセコ内で管理しているPCの貸与状況を教えてくれるなどの連携を行っています。

2つ目は、ユーザーサポートの質が高かったことです。検討段階のトライアル時からチャットツールで常にサポートを提供いただき、弊社が利用している他のシステムとの連携についても、迅速に連携できるように対応していただけました。

デクセコの導入効果を教えてください

1つ目は、PCやモニターなどのデバイス、およびのSaaSアカウント情報の一元管理が可能になったことです。以前はデバイスの貸与状況や利用中のSaaSアカウントの残数を確認するために、複数のシステムやスプレッドシートを確認する必要がありましたが、現在はデクセコで一元管理されているので、手間が省けました。

2つ目は、入退社に伴うタスク管理がスムーズに行えるようになったことです。デクセコのToDoリストで一連の業務を一覧で確認できるため、アルバイトのミスが減少しました。

3つ目は、Slackでデバイスの在庫確認や入退社タスクの進捗確認ができるようになり、管理ツールを頻繁に開く必要がなくなりました。例えば、入退社タスクの完了通知がSlackに届くため、進捗をタイムリーに把握できるようになりました。

今後考えている活用方法があれば教えてください

今後は、Slackから直接デクセコ内の入退社タスクの作成作業が行えるようにしたいと考えています。現在の業務スタイルにさらに適応させ、より理想的な管理体制に近づけたいと考えています。