株式会社irodas 小漆間 拓人さま
株式会社irodas 小漆間 拓人さま
株式会社irodas 小漆間拓人さま

社名
株式会社irodas
業種
人材サービス
法人設立
2017年7月
企業規模
101~500名
「いい会社じゃなく、いい人生に出逢える場所」をコンセプトに、年間約10万人以上の就活生が利用するコミュニティ型就職活動支援サービス「irodasSALON(イロダスサロン)」などを運営する株式会社irodas。
2017年の設立以来、順調に事業拡大を続ける同社では、組織の成長に伴い利用するSaaSが急増。エンジニア不在の環境下で、管理業務の属人化や入社・退職対応の工数増加が課題となっていました。 今回は、IT資産管理とSaaS管理を一元化し、管理体制の効率化を実現するために「applog(旧:dxeco)」を導入した経緯と、その効果についてお話を伺いました。
企業ページ
社名
dely株式会社 (dely, Inc.)
業種
Webメディア・IT
法人設立
2014年4月
企業規模
101~500名
事例のポイント
管理体制を仕組化
成長フェーズの属人化リスクを解消
連携フローを構築
情シスと現場との間の連絡コストと手戻りをほぼゼロに
台帳の見える化
SaaSとIT資産の台帳一元管理
導入前の状況と課題
── まず、applog導入以前に抱えていた課題についてお聞かせください。
急増するSaaSと属人化する管理。
スプレッドシート運用に限界を感じていました。
一番の課題は、社内で利用するSaaSの数が非常に増えていたことです。 元々弊社にはエンジニアが不在だったため、システムの構築やオペレーション、業務フローの全てをSaaSで賄っていました。その結果、気付けばかなりの数のツールが導入されている状態でした。
当時は管理者が私一人しかおらず、スプレッドシートですべて管理していたのですが、社員数が50〜70名規模でギリギリ回るような状況でした。スプレッドシートや各ツール内に情報はあるけれど、「今どれぐらいコストがかかっているのか」「最適なライセンス数になっているのか」と聞かれても、即答できないことが多かったのです。
また、「入社・退職に伴うアカウント管理」も大きな悩みでした。 各種MTGツールやチャットサービスなどのSaaSに対して、誰に・どのオプションが必要かという情報がすべて私の頭の中にしかなく、属人化した状態でした。事業成長に伴い、このままでは管理が破綻してしまうという強い危機感を持っていました。
applogの選定理由
── 多くのツールがある中で、なぜapplogを選定されたのでしょうか?
決め手は「IT資産管理」と「スピード感」。成長フェーズの弊社にマッチする機能・体制だと感じました。
SaaS管理ツールの導入は「重要度は高いが優先度は低い」タスクになりがちですが、今後の組織拡大を見据え、複数人で管理できる体制を作るために検討を開始しました。4〜5社ほど比較検討しましたが、applog(旧:dxeco)を選んだ最大の決め手は「IT資産管理ができる点」と「対応スピード」の2点です。
1.IT資産管理ができる点
まず機能面では、SaaS管理だけでなく「IT資産管理」も一元化できる点を重視しました。 SaaSのアカウント発行と、PCなどのデバイス手配は、入社・退職手続きのタイミングで同時に発生します。これらを別々の台帳ではなく、一つの場所で紐づけて管理できる効率の良さが、導入の大きなポイントとなりました。
2.対応スピード
そしてもう一つ、「スピード感」も非常に重要な決め手でした。 問い合わせへのレスポンスの早さ、こちらの要望を機能に反映してくれる開発体制、柔軟かつスピーディな意思決定など、「ここなら一緒に成長していける」と感じられた点が、最終的な後押しとなりました。 (その他、画面がシンプルで直感的に使いやすい点や、補助金のサポートがあった点も評価しています。)
導入後の効果と活用方法
── applog導入後、具体的にどのような効果がありましたか?
入社・退職タスクの連絡コストが激減し、30%発生していた手戻りミスが「ほぼゼロ」になりました。
最も効果を感じているのは、「入社・退職タスク管理」の部門間連携の領域です。以前は、1名の入社対応をするだけでも部門間連携に手間がかかっていました。人事部が採用を確定させた後、管理部に連絡が来て、そこから私が事業企画へ連絡し、各ツールのアカウント発行やPCの手配を依頼する……といった具合に、合計4つ以上の部署へ個別に連絡を回す「伝言ゲーム」のような状態でした。 このコミュニケーション工数が膨大だっただけでなく、伝達漏れも頻発していました。
入社対応100件のうち30件ほどは「この部署の人に、このスペックのPCで合っていたっけ?」「アカウントの権限が違うのでは?」といった確認ミスや手配漏れが発生していましたし、時には直前のPC手配といった緊急対応に追われることもありました。
applog(旧:dxeco)導入後は、タスクを1つ作成するだけで関係者全員に通知されるため、以前は1人の入社に2~30分程連絡コストが発生していましたがそれがゼロになりました。
それに、各部署に関連したデバイスやツールをタグ付けしておくことで、「部署を選べば、必要なSaaSやPCが自動的にリストアップされる仕組み」を構築できたため、以前のような手戻りや設定漏れはほぼゼロになりました。
また、当初の導入目的とは少しずれますが、PCなどのIT資産の棚卸も、スプレッドシートと目視で実施していたところから、dxecoに移管したところスムーズに進むようになりました。dxecoの棚卸機能の使いやすさもですが、入社・退職作業と台帳更新がセットになっているため、台帳が常に最新化されていることも効果的でした。
目に見えないストレスが大幅に減少し、非常に助かっています。
今後の展望とメッセージ
── 最後に、今後活用していきたい機能・方向性をお聞かせください。
今はタスク機能の活用もあり「管理・運用」をapplog(旧:dxeco)で実現できるようになってきました。そのため今後は今後は「分析」の領域をもっと深めていきたいと考えています。
休眠アカウント・契約中プランの精査によるコスト改善や、ダッシュボードを利用した経営的な視点でSaaSのポートフォリオを最適化していく、ということに取り組んでいきたいです。
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